Reviews: campagnes en uitnodigingen

Een campagne is een regel die zegt: “vraag klanten met dit soort bestelling, zoveel dagen na de levering, om een review”. Een uitnodiging is de mail die daaruit volgt, voor één bestelling. Alle instellingen staan bij Instellingen. Hier lees je hoe het samen werkt.

Uitnodigen → Campagnes: je campagnes in volgorde. De regels die voor alle campagnes gelden staan onder Instellingen.

Van order naar uitnodiging

Elke dag draait de uitnodigingstaak (standaard rond 9:00, na de import van je orders; Nexym schuift de tijd per project een paar minuten op). Met Nu uitvoeren op Uitnodigingen draai je hem meteen. De taak doet drie dingen.

1 · Inplannen. De taak kijkt naar orders van de afgelopen 60 dagen zonder uitnodiging. Per order:

1. Nexym zoekt de eerste campagne in je lijst waarvan de voorwaarden passen. Alleen die campagne telt voor deze order, ook als een campagne lager in de lijst een kortere wachttijd heeft.
2. Is de order nog te jong voor de wachttijd, dan komt hij een volgende keer terug.
3. Kent de hub leveringen, en is deze order nog niet bezorgd, dan wacht Nexym. Een pakket dat onderweg is, levert nog geen review op.
4. Staat er een open retour op de order (en staat die regel aan), dan wordt hij overgeslagen.
5. Zit de klant midden in een klacht (een open klacht of retour, of een lage review in de afgelopen 30 dagen), dan wacht Nexym. Een volgende run kijkt opnieuw.
6. Heeft de order geen e-mailadres, dan wordt hij overgeslagen.
7. Heeft het adres zich ooit afgemeld, dan wordt hij overgeslagen.
8. Kreeg het adres de laatste 90 dagen al een uitnodiging (standaard), dan wordt hij overgeslagen. Dat geldt over alle campagnes samen.
9. Anders maakt Nexym een uitnodiging, gepland op de leverdatum (of besteldatum) plus de wachttijd. Het e-mailadres komt van de order zelf.

2 · Versturen. Alle uitnodigingen waarvan de datum is bereikt, gaan uit, tot 200 per run. Valt de run buiten je verstuurvenster, dan wacht alles tot de volgende run. Kies je venster dus zo dat de dagelijkse run erin valt. Kan een mail even niet weg (de mailserver is bijvoorbeeld niet bereikbaar), dan blijft de uitnodiging in de wachtrij en probeert de volgende run het opnieuw. Per uitnodiging kiest Nexym de template die past bij de taal en winkel van de order. Is er geen, dan krijgt de uitnodiging de status Niet bezorgd, met de reden.

3 · Herinneren. Heeft de campagne een herinnering, en is er na dat aantal dagen nog geen review, dan gaat er één herinnering. Nooit een tweede, en nooit naar iemand die zich afmeldde. Heb je de herinnering uitgezet onder Beheer → Project → E-mail, dan gaat er geen.

Opmerking

Waar komt de leverdatum vandaan? Uit de zendingen in de hub, of uit een orderstatus die “bezorgd” betekent. Heeft de hub nog nooit een levering gezien, dan telt Nexym vanaf de besteldatum. De widgets zeggen dan ook “na je bestelling” in plaats van “na levering”.

Meer campagnes naast elkaar

De volgorde van je campagnes is belangrijk: de eerste die past, wint. Met de pijltjes zet je een campagne hoger of lager. Een order krijgt altijd maar één uitnodiging.

Voorbeeld. Tuinhuis Groen heeft twee campagnes:

1. Loungesets: voorwaarde Productcategorie is “Loungesets”, vraag na 21 dagen. Een loungeset moet je eerst een paar weken gebruiken.
2. Na levering: geen voorwaarden, vraag na 5 dagen, herinnering na 7 dagen.

Een order met een loungeset valt onder de eerste campagne en krijgt na 21 dagen een mail. Een order met alleen kussens valt onder de tweede. De teller onder de voorwaarden laat zien hoeveel orders van de afgelopen 30 dagen passen, en hoeveel daarvan naar een campagne hoger in de lijst gaan.

Geen voorwaarden betekent altijd elke order, nooit geen enkele.

Met de hand uitnodigen

Wil je één klant nu vragen, gebruik dan Reviewuitnodiging versturen bij de order. Je ziet eerst aan wie en met welke mail, en wat het eventueel tegenhoudt. De regels zijn dezelfde als bij een campagne, behalve het verstuurvenster. Zie Instellingen.

Na een handmatige uitnodiging vraagt geen campagne meer naar die order. De herinnering volgt de campagne die de uitnodiging had ingepland, of anders de eerste actieve campagne die bij de order past. Past er geen, dan komt er geen herinnering.

In de chat vragen

Draai je ook de Website chat en staat daar Om een review vragen als het past aan (standaard uit), dan kan de chat een klant die zijn bestelling heeft geverifieerd om een review vragen. Dezelfde regels gelden: de bestelling is geleverd en de wachttijd is voorbij (de kortste van je actieve campagnes, of 7 dagen zonder campagne), er is geen review en geen retour, er was nog geen uitnodiging voor die order, het adres is niet afgemeld en kreeg binnen de wachttijd tussen twee uitnodigingen geen andere.

Zo’n vraag staat bij Uitnodigingen als Gevraagd in de chat. Er gaat geen mail en geen herinnering uit, en daarna vraagt geen campagne meer naar die order. Voor de wachttijd telt hij mee als uitnodiging: een klant die in de chat is gevraagd, krijgt in die periode geen mail.

Afmelden

Onder elke uitnodiging en herinnering staat een afmeldlink. Die opent een pagina met één knop. Pas als de klant op die knop drukt, is hij afgemeld. Zo meldt een virusscanner die links vooruit opent, niemand per ongeluk af.

Een afmelding geldt voor altijd, voor dat e-mailadres, in elke campagne. Ook een uitnodiging die al gepland stond, gaat dan niet meer uit.

Hoe lang uitnodigingen en afmeldingen blijven

Uitnodigingen en afmeldingen worden apart bewaard, en dat is met opzet.

• Uitnodigingen (e-mailadres, naam, order en link) blijven standaard 365 dagen. Een uitnodiging hoort bij haar order: wordt de order verwijderd, dan gaat de uitnodiging mee. Uitnodigingen van de laatste 60 dagen, of binnen de wachttijd tussen twee uitnodigingen, blijven altijd staan. Anders zou iemand twee keer gevraagd kunnen worden.
• Afmeldingen staan op een aparte lijst, alleen als hash van het e-mailadres: een vingerafdruk waaruit je het adres niet kunt teruglezen. Geen naam, geen order. Die lijst heeft geen einddatum. Hij blijft ook staan als oude uitnodigingen worden opgeruimd, als de order wordt verwijderd en na Klant verwijderen. Anders zou iemand die zich afmeldde, bij een volgende bestelling weer mail krijgen.

Na de bewaartermijn werkt de persoonlijke link uit een oude uitnodiging niet meer. De review zelf blijft gewoon staan. Meer over de termijnen lees je bij Meten en privacy.

Als er niets uitgaat

• Uitnodigingen niet bezorgd: kijk op Uitnodigingen naar de reden. Meestal ontbreekt een template voor die taal of winkel.
• Uitnodigingen blijven in de wachtrij: Nexym stuurt standaard een melding Review invitations not going out als een uitnodiging meer dan 24 uur over zijn datum is en nog niet verstuurd. Kijk dan naar je e-mailinstelling en je verstuurvenster.
• Er verschijnt niets op Uitnodigingen: er is nog geen order oud genoeg, of geen order past bij een actieve campagne. Zie Vragen en begrippen.