Betalen en incasso

Wanneer je wat betaalt

• De dag dat je abonnement start betaal je de vaste kosten (hub, modules, extra domeinen) van die dag tot en met het einde van de maand, naar rato per dag: maandbedrag × resterende dagen ÷ dagen in de maand, de startdag meegeteld. Start je op 11 oktober, dan is dat 21/31 van het maandbedrag. Start je op de 1e, dan is het de hele maand. Start je na je proefperiode, dan betaal je dit meteen, met de eerste betaling bij de betaalprovider. Kies je je abonnement tijdens de proefperiode, dan start het op de dag erna: die dag krijg je je eerste factuur per mail en schrijven we hem ook die dag af. Tot dan wordt er niets afgeschreven.
• De dag na een moduleproef (of na de gratis periode van een module in test) krijg je, als de module blijft, een factuur voor de rest van die maand, naar rato per dag. Ook die schrijven we dezelfde dag af. Lopen er die dag meer proeven af, dan staan ze samen op één factuur. Valt die dag op de 1e, dan staat de module gewoon op de factuur van de 1e.
• Op de 1e van elke maand volgt één factuur met:
  • de vaste kosten van de nieuwe maand, vooruit;
  • je verbruik van de maand ervoor (verzoeken en records boven je bundel, AI-verbruik), vanaf de dag dat je abonnement startte;
  • correcties voor de maand ervoor: zette je halverwege een betaalde module aan of in test, dan rekenen we die dagen hier af, naar rato per dag. Wat al op de factuur van de dag na een proef stond, rekenen we niet nog eens. Een module die op de 1e nog in zijn gratis proef zit, rekenen we niet vooruit af: die kun je dan nog uitzetten zonder te betalen. Zette je iets uit, dan loopt het af aan het einde van de al betaalde maand: daar krijg je niets voor terug.
• Het AI-gebruik tijdens je proefperiode komt nooit op een factuur: dat betaalt je AI-tegoed. Zie Proefperiode en abonnement.

Op 1 november krijg je dus de vaste kosten van november en je verbruik van oktober.

Verbruik boven je bundel rekenen we per staffel; boven de hoogste staffel per begonnen blok records of verzoeken. Een blok dat je maar deels gebruikt, telt als een heel blok. Hoe groot een blok is en wat het kost, staat bij de prijzen.

Heeft Nexym fair use voor je project aangezet, dan staat je verbruik boven je bundel (records en verzoeken) nog wel op de factuur, zodat je ziet wat je gebruikte, met daaronder de regel Fair use · verbruik boven je bundel niet gerekend die het weer aftrekt. AI-verbruik rekenen we altijd.

De factuur van de 1e wordt klaargezet en na een controle door ons team naar je verstuurd. De factuur van de dag na een proef gaat meteen die ochtend de deur uit. Heb je een betaalmethode, dan schrijven we het bedrag (inclusief btw) op het moment van versturen automatisch af. Zonder betaalmethode blijft de factuur open en betaal je hem zelf.

Projecten die al een abonnement hadden voor oktober 2026, krijgen op de 1e nog de factuur over de hele maand ervoor, achteraf. Ook voor hen komt een module na zijn proef de dag erna op een eigen factuur voor de rest van die maand; de factuur van de 1e rekent die dagen dan niet nog eens.

Betalingen lopen via Mollie. Je kaartnummer of IBAN komt nooit bij Nexym binnen: je vult ze in op de beveiligde pagina van Mollie. Wij bewaren alleen een herkenbaar stukje (NL91 **** 4300 of •••• 4242).

Een betaalmethode opgeven

1. Ga naar Beheer → Facturatie → Gegevens & betaling.
2. Kies bij Betaalmethode hoe je wilt betalen:
   • Automatische incasso, bevestigen met iDEAL (of Bancontact). Je betaalt € 0,01 via je bank. Daarmee geef je toestemming, en vanaf die rekening schrijven we voortaan af.
   • Creditcard. Je bevestigt de kaart met € 0,01, eventueel met de beveiliging van je bank.
3. Na de betaling kom je terug in Nexym. Zodra je bank het bevestigt, staat de methode op actief.

Het kan ook bij Start je abonnement onder Facturatie → Overzicht tijdens je proefperiode, of in de dialoog aan het einde ervan. Zie Proefperiode en abonnement.

Wijzigen

Kies bij Betaalmethode een nieuwe manier en druk op Betaalmethode wijzigen. De huidige methode blijft in gebruik tot de nieuwe bevestigd is. Daarna vervalt de oude.

Factuurgegevens en voorkeuren

Onder Beheer → Facturatie → Gegevens & betaling staat naast Betaalmethode de kaart Factuurgegevens. Op Overzicht zie je ze samengevat, met Wijzigen. Bovenaan zie je wat er op de factuur komt: bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer. Die vul je in onder Beheer → Algemeen, omdat ze ook op offertes en uitgaande mail staan. Daaronder stel je de Factuurvoorkeuren in:

Veld	Wat het doet
Facturen sturen naar	Het adres waar de factuur heen gaat, bijvoorbeeld de mailbox van je boekhouder.
Je eigen referentie	Een inkoopordernummer dat op elke factuur staat.
Hoe vaak	Maandelijks of jaarlijks (met korting, zie hieronder).
Op rekening betalen · 14 dagen	Alleen zichtbaar als Nexym op rekening voor je project heeft aangezet. Dan schrijven we niet automatisch af en betaal je elke factuur zelf, binnen 14 dagen. Betaal je al op rekening, dan blijft dat zo tot je het hier zelf uitzet.
E-factuur naar Exact Online / Peppol	De factuur ook als e-factuur. Peppol gebruikt je KvK-nummer.

Je slaat ze op met de opslaanbalk onderaan. De voorkeuren wijzigen kan alleen een Admin. Er is één plek voor de betaalmethode: de kaart Betaalmethode.

Wat je bij een factuur ziet

Onder Facturatie → Facturen heeft elke factuur een status:

Status	Betekenis
Betaald	Het bedrag is binnen. Je krijgt een mail met de factuur als pdf.
Wordt geïncasseerd	De afschrijving loopt. Een incasso duurt een paar werkdagen, een creditcard een paar seconden.
Mislukt, nieuwe poging op …	De afschrijving lukte niet. We proberen het automatisch opnieuw, 3 en 7 dagen na de eerste poging. Je krijgt bij elke mislukte poging een mail.
Achterstallig	Ook de laatste poging lukte niet. Er volgt geen automatische poging meer.
Teruggeboekt	De betaling is via je bank teruggedraaid. De factuur staat weer open.
Open	Er is (nog) geen betaalmethode. Betaal per overboeking (de gegevens staan op de factuur) of met Nu betalen.

Het factuurnummer

Elk project heeft een eigen, doorlopende reeks factuurnummers, bijvoorbeeld NX-K7Q4-0003:

• NX: het voorvoegsel.
• K7Q4: de vaste code van je project. Vier willekeurige tekens die altijd hetzelfde blijven.
• 0003: het volgnummer, hier je derde factuur. De reeks loopt zonder gaten door.

Een creditfactuur (een bedrag onder nul) heeft een eigen reeks, met een C achter het voorvoegsel: NXC-K7Q4-0001. Facturen die je al hebt ontvangen houden hun nummer, ook als dat nog de oude vorm heeft (NX-202610-0003).

Nu betalen

Bij een open, mislukte of achterstallige factuur staat de knop Nu betalen. Je betaalt het bedrag in één keer op de betaalpagina van Mollie. Vink Gebruik deze rekening voor volgende facturen aan, dan geldt die betaling meteen als betaalmethode voor de volgende maanden.

Betalen en de betaalmethode wijzigen kunnen gebruikers met de rol Admin of Customer. Een Viewer ziet de facturen en hun status wel.

Op rekening

Heeft Nexym op rekening voor je project aangezet, dan kies je dat bij Start je abonnement of onder Factuurvoorkeuren. Je abonnement start dan meteen; de eerste factuur (van de startdag tot het einde van de maand, of vanaf de dag na je proefperiode), die van de dag na een moduleproef en die van elke 1e krijg je per mail, en je betaalt ze zelf binnen 14 dagen. Er wordt niets automatisch afgeschreven, ook niet als er nog een machtiging is.

Modules op meer websites

Sommige modules rekenen we per site: per domein, store of taal van je project. Dat staat bij de module op de prijslijst (“per site”). Heb je drie websites, dan betaal je zo’n module drie keer. Bij de andere modules betaal je de prijs één keer; rekent je abonnement voor een extra website een percentage, dan komt dat percentage van de moduleprijs erbij voor elke extra website boven wat in je abonnement zit. Op de modulepagina en bij het afsluiten zie je meteen de prijs voor jouw project. We tellen je websites zoals ze op de factuurdag in je project staan.

Jaarlijks betalen

Kies je voor een jaarabonnement, dan krijg je korting op de basis, de modules en extra sites, niet op verbruik en niet op AI: nu 10%. Het percentage zie je ook bij het afsluiten. De korting staat als eigen regel op de factuur. Heb je ook een eigen korting op je modules, dan komen ze allebei van de gewone prijs af: ze tellen op, niet over elkaar heen.

Betaal je nu maandelijks, dan zie je onder Facturatie → Overzicht wat jaarlijks betalen per maand zou kosten. Met Overstappen betaal je vanaf de volgende 1e jaarlijks.

• Op de startdag betaal je de rest van die maand, naar rato per dag (met korting).
• Op de 1e van de maand erna betaal je de vaste kosten voor 12 maanden vooruit.
• Je verbruik rekenen we elke maand achteraf af, op de 1e.
• Zet je in de loop van het jaar een module aan, dan betaal je die per dag, op de 1e na de maand. Na een moduleproef krijg je de rest van die maand de dag erna op een eigen factuur. Zet je er een uit, dan krijg je voor het al betaalde jaar niets terug (net als bij maandelijks betalen).

Als een betaling niet lukt

Er wordt niets automatisch uitgezet. Mislukt ook de laatste poging, dan nemen we contact met je op. Wil je het meteen oplossen, geef dan een andere betaalmethode op of gebruik Nu betalen.