Reports, monitoring & dashboards

Wat is het?

Reports, monitoring & dashboards houdt je eigen data in de gaten. Je beschrijft zelf wat je wilt weten: producten zonder afbeelding, prijzen op nul, orders die ineens uitblijven, omzet per merk uit de orderregels, een koppeling die stilvalt. Eén rapport, drie manieren om het te horen: een e-mail op een vast moment, een alarm als er iets mis is, of een live dashboard dat je met je team of met een link deelt.

Het is voor iedere webwinkel die fouten wil zien voordat een klant ze ziet, zonder elke dag zelf lijsten door te lopen.

Rapporten: elk rapport is een e-mail, een alarm of een dashboard.

Wat levert het op?

• Merken dat er iets stilstaat. Een seintje als er op een werkdag een halfuur geen order binnenkwam.
• Een schone catalogus. Elke ochtend de producten zonder afbeelding, zonder categorie of met een prijs van nul, met de SKU’s erbij.
• Voorraad bewaken. Wekelijks de actieve producten die op zijn.
• Weten wat je koppelingen deden. Een dagelijks overzicht van wat er is aangemaakt, bijgewerkt en mislukt, met de prijzen die veranderden.
• Stil als alles goed is. Een rapport mailt alleen als er iets te melden is, tenzij je het anders wilt.
• Geen belasting voor je shop. Rapporten lezen de kopie van je data in de hub, niet je shop of ERP. Een check elke vijf minuten kost je shop niets.

Voorbeeld. Voorbeeldshop maakt het rapport Catalogusstatus, elke ochtend. Op dinsdag om 08:30 komt er een mail: “Catalogusstatus — 3 dingen om naar te kijken”. Twee nieuwe producten hebben geen foto, en één staat op € 0. Ze passen het aan voordat de productfeed om 12:00 ververst. Op woensdag is alles goed, en komt er geen mail.

Hoe werkt het?

jouw checks  →  elke 5 min: is een rapport aan de beurt?  →  hub doorzoeken  →  e-mail · alarm · dashboard

1. Een rapport bestaat uit checks. Een check is één vraag over één soort record, bijvoorbeeld: “producten waar het aantal afbeeldingen 0 is”.
2. Elk rapport heeft een schema. Elke 5 minuten, elk uur, dagelijks of wekelijks. Je kunt het beperken tot bepaalde dagen en uren.
3. Nexym kijkt elke 5 minuten welke rapporten aan de beurt zijn. Buiten de gekozen uren is een rapport gewoon niet aan de beurt. Dat gebeurt na de import van producten en orders, zodat een rapport over verse data gaat.
4. De checks doorzoeken je data in de hub. Per check telt Nexym wat eraan voldoet, en bewaart hij de eerste rijen.
5. Is er iets te melden, dan hoor je het zoals je koos. Een e-mailrapport komt op het schema, per check een tabel met de kolommen die jij kiest. Een alarm komt één keer, op het moment dat het misgaat. Een dashboard toont het live.
6. Elke run wordt bewaard. Je ziet per rapport wat het vond, wanneer, en of het gemaild is.

Naast rapporten met checks zijn er drie vaste soorten, die hun eigen vraag stellen:

• Sync-update: wat je koppelingen aanmaakten, bijwerkten en wat mislukte.
• Koppeling valt stil: een koppeling die een uur geen run afrondde, of waarvan de laatste drie runs mislukten.
• Een sectie uit een andere module: cijfers die die module zelf aanlevert, deze week naast vorige week, met groen voor beter en rood voor slechter. Er zijn secties voor Web Vitals, Zoeken op de site, de A/B-test zoeken, Klantherkenning, Winkel & checkout, Reviews, Retouren, Popups & banners en Data & bewaren. Je ziet er alleen de sjablonen van wat bij jou aanstaat. Zie Sjablonen uit andere modules.

Aan de slag

Wat je nodig hebt

• Data in de hub, via een koppeling met je shop of ERP.
• De e-mailadressen van de mensen die het moeten horen.
• Optioneel: een webhook voor Slack of Teams onder Operaties → Meldingen, als je ook daar een melding wilt.
• Geen embed-script en geen toestemming van bezoekers.

Aanzetten

1. Zet de module in de Toolbox op Test.
2. Open Reports, monitoring & dashboards en klik Nieuw rapport.
3. Kies bij Doel hoe je het wilt horen (e-mail, alarm, dashboard), of klik een sjabloon. Doorloop Checks, Schema en Weergave. Rechts zie je meteen wat het rapport nu zou vinden.
4. Klik op Controleren op Rapport activeren. Elk adres dat je toevoegde, krijgt eerst een mail om te bevestigen.
5. Kijk rechts in de wizard naar E-mail, Alarm en Dashboard: zo ziet het eruit.
6. Zet de module op Aan. Vanaf dan gaan de mails echt de deur uit.

Testmodus en live

In testmodus draaien je rapporten gewoon op hun schema. Ze doorzoeken je data en bewaren wat ze vonden, zodat je kunt zien of de checks kloppen. Maar er gaat niets de deur uit: bij de run staat “Monitoring staat in testmodus, dus er is niets gemaild.” Ook de sync-updates mailen niet, en Ook melden stuurt niets naar je webhook.

De uitnodigingen om een adres te bevestigen gaan wel meteen de deur uit. Zo zijn je ontvangers klaar als je live gaat. Zet de module op Aan om de rapporten te laten mailen. De module kost geen AI-budget.

Checklist

• Elk rapport heeft minstens één ontvanger die heeft bevestigd.
• Je hebt Wat zou dit vinden? gebruikt en het aantal klopt.
• Rapporten die vaak draaien, hebben uren waarin ze welkom zijn.
• Versturen staat op alleen als er iets voldeed, behalve voor een rapport dat je als geruststelling elke dag wilt.
• Je hebt het live voorbeeld rechts in de wizard bekeken.
• De module staat op Aan.

Wat ziet je bezoeker?

Niets: de module komt niet op je website. Het resultaat komt in de mailbox van de mensen die je als ontvanger toevoegt, en in het scherm Reports & monitoring. Als je dat aanzet, komt er ook een regel in je Slack- of Teams-kanaal.