E-mail

Onder Beheer → Project → E-mail staan drie tabbladen: Sjablonen (daar opent de pagina), Verbinding en Domein & DNS.

Sjablonen

Elke mail die de modules van je project versturen, per module: reviewuitnodigingen en -herinneringen, de mail bij een offerte, de bevestiging voor een rapportadres. Bij elke module zie je of hij aan staat en als welke afzender hij mailt.

Open een mail en je ziet:

• Wanneer deze mail gaat — waarom hij bestaat, wanneer hij vertrekt, waar hij start, wie hem krijgt en wanneer hij niet gaat.
• De velden Onderwerp, Voorbeeldtekst, Kop, Tekst en Knoptekst, per taal van je shop. Klik op een variabele (zoals {{first_name}}) om hem in het laatst gebruikte veld te zetten. Zet één woord in de kop tussen *sterretjes* voor de paarse pil. Een lege knoptekst betekent: geen knop.
• Rechts het voorbeeld, op desktop of mobiel, met voorbeelddata.

Een taal zonder versie is nog niet vertaald: ontvangers in die taal krijgen de Engelse versie (of die van je shop) tot je hem invult — met de hand of met Vertalen met AI, dat een concept invult dat je nog moet opslaan. Standaard herstellen zet alleen de taal op het scherm terug.

Verplichte mails kun je aanpassen maar niet uitzetten; de andere hebben een schakelaar.

Reviews en Offertes bewaren hun mails in hun eigen sjablonen. Wat je hier aanpast, past díe aan: bij Reviews het onderwerp, de voorbeeldtekst en het eerste kop-, tekst- en knopblok (de rest van de blokken blijft zoals hij is); bij Offertes het onderwerp en de tekst van het standaard offertesjabloon. Een offertetekst met opmaak kun je alleen bij de offertesjablonen zelf aanpassen.

Iedereen in het project kan de sjablonen lezen; aanpassen kan wie in het project mag wijzigen.

Verbinding

Afzender, de route (Via Nexym, je eigen SMTP-server of een Microsoft 365-mailbox) en de inloggegevens. Een leeg veld gebruikt de waarde van het platform; zulke velden krijgen het label platform. Met Test versturen zie je waarheen hij ging, via welke server en hoe lang het duurde — of de foutmelding van de server.

Via Nexym met je eigen afzenderadres

Vul je eigen afzenderadres in (bijvoorbeeld info@example.com) en Nexym zet je domein klaar om vanaf te versturen. Op Domein & DNS staan dan de records die je moet toevoegen. Tot je domein geverifieerd is, gaat je mail vanaf het Nexym-adres, met jouw naam als afzender en jouw adres als antwoordadres: klanten die antwoorden komen dus gewoon bij jou uit.

Een adres bij een openbare mailboxprovider (zoals Gmail of Outlook.com) kan niet als jouw domein worden geverifieerd — niemand hier is eigenaar van dat domein. Je mail gaat dan altijd vanaf het Nexym-adres met jouw naam en jouw adres als antwoordadres.

Grenzen

Om misbruik te voorkomen heeft elk project een maximum aantal ontvangers per uur en per dag, en per mail. Een project in proef of nog niet live heeft een lager maximum. Komt een mail er boven, dan gaat hij niet weg en staat hij in het Logboek als Limiet.

Adressen die eerder definitief onbestelbaar waren of je mail als spam meldden, krijgen geen mail meer; in het Logboek staan ze als Geblokkeerd adres. Komt te veel van je mail terug of wordt hij te vaak als spam gemeld, dan pauzeert Nexym het versturen voor je project. Je ziet dat bovenaan op Verbinding; zodra de oorzaak (meestal een oude adreslijst) is opgelost, heft Nexym de pauze op.

Domein & DNS

Via Nexym met je eigen afzenderadres staan hier de records die je bij je domein toevoegt, elk met een knop om de naam en de waarde te kopiëren:

• drie DKIM-records (CNAME), waarmee je mail met je eigen domein wordt ondertekend;
• een MX- en een TXT-record op het subdomein nxm. van je domein, waar bounces naartoe gaan, zodat SPF klopt;
• een eigendomsrecord (TXT op _nexym-verify.) als je domein al bij een ander Nexym-account in gebruik is;
• een DMARC-record, alleen als je domein er nog geen heeft.

Publiceer ze, wacht even (meestal binnen een uur) en klik op Opnieuw controleren. Het domein wordt pas groen als het echt geverifieerd is; vanaf dan gaat je mail vanaf je eigen adres. Wat al op je domein staat (je eigen SPF en DMARC) zie je eronder, alleen ter context.

Met je eigen SMTP-server of Microsoft 365 controleert dit tabblad of je domein die route ook echt toestaat: SPF moet je mailserver (of Microsoft 365) toelaten — een SPF-record dat alleen andere servers noemt, telt niet. Of je mailserver met DKIM ondertekent, is uit DNS niet te zien; dat staat er dan eerlijk bij. Ontbreekt er een record, dan staat er een voorbeeld bij om te kopiëren.

Taal van de mail

Mails aan je klanten gaan in de taal van de klant als die bekend is (de taal van de bestelling of de offerte), anders in de taal van je shop, en in het Engels als er geen versie in die taal is.