Data & bewaren

Nexym bewaart niets langer dan nodig. Elke soort gegevens heeft een bewaartermijn: daarna wordt het ’s nachts automatisch verwijderd. Hoe lang Nexym data bewaart, staat op één plek: Data & bewaren. Elke soort data heeft één termijn, gelijk voor elk project en elke module. Een module stelt zelf geen termijn meer in; op het scherm van de module staat alleen een regel Bewaartermijnen met wat er geldt en een link hierheen.

Wat je als project ziet

Op het scherm Data & bewaren zie je (iedereen in je project kan het openen) voor je eigen project — je komt er via de link bij Bewaartermijnen op het scherm van een module, via Klantdata, of door in de zoekbalk Data & bewaren te typen:

• hoeveel opslag je data inneemt en hoeveel rijen dat zijn;
• hoeveel rijen de opschoonjobs de laatste 24 uur hebben verwijderd;
• per soort data de termijn die geldt en hoeveel rijen je project nu heeft.

Dit scherm is alleen ter informatie: Nexym regelt bewaren en opschonen centraal voor alle projecten. Wil je iets korter bewaren? Mail support@nexym.nl. Een klant laten verwijderen doe je zelf, met Klant verwijderen bij de klant: zie Persoonsgegevens verwijderen. Een inzageverzoek beantwoord je met Gegevens exporteren: zie Inzage in persoonsgegevens.

De termijnen

Dit zijn de standaardtermijnen. Wat ouder is, wordt elke nacht verwijderd.

Soort data	Wat het is	Standaard
Browser-events	Weergaven, klikken en zoekacties uit de tracker op je site	90 dagen
Anonieme bezoekersprofielen	Bezoeken, gelezen pagina’s en wat samen bekeken of gekocht werd, en per product per dag de analytics-cijfers (weergaven, winkelwagen, aankopen, zoekvertoningen) — zonder naam of e-mail	180 dagen
Gehashte e-mail · niet gekoppeld	Een hash die nog geen klant heeft gevonden. Na de termijn worden de hash en de link naar de bezoeker verwijderd	90 dagen
Gehashte e-mail · gekoppeld	Blijft staan zolang de klant bestaat; weg zodra de klant wordt verwijderd (Klant verwijderen)	Nooit (tot het maximum)
Geïdentificeerde bezoekers	Een bezoeker gekoppeld aan een klant na login of een geverifieerde chat. Daarna is de bezoeker weer anoniem	365 dagen
A/B-testtoewijzingen	De variant die een ingelogd klantaccount kreeg, bij de klant in de hub (oudere koppelingen: als hash). Blijft zolang de test loopt; de termijn telt vanaf de dag dat de test stopt	30 dagen na het stoppen
Chat-transcripten	Gesprekken uit Website chat	90 dagen
Contactgegevens in chats	E-mailadressen en telefoonnummers in berichten worden gemaskeerd; de vraag zelf blijft	30 dagen
Zoeklogs	Zoektermen, resultaten en klikken	365 dagen
Segmentgeschiedenis	Wie wanneer een segment in- of uitging	90 dagen
Segmentbezoekers	Welke websitebezoekers in een segment vielen, en wanneer — nooit langer dan de Journey	30 dagen
Popup-weergaven en conversies	Voor analytics en omzettoerekening	395 dagen
Popup-aanmeldingen	Het aanmeldlog: e-mailadres, wat er is ingevuld, toestemmingstekst en IP-adres. Het contact zelf blijft in Klanten	365 dagen
Rad-draaiingen	Welk adres (als hash) aan welk rad draaide en de gewonnen code. Daarna kan hetzelfde adres opnieuw draaien	180 dagen
Enquêteantwoorden	Anonieme antwoorden op micro-enquêtes, met de pagina	365 dagen
Reviewuitnodigingen	E-mailadres, naam, order en link van elke reviewuitnodiging. Hoort bij de order: verdwijnt de order, dan verdwijnt de uitnodiging mee. Nooit = zolang de order bestaat. Uitnodigingen van de laatste 60 dagen (of binnen de wachttijd tussen twee uitnodigingen) blijven altijd staan, zodat niemand twee keer wordt gevraagd	365 dagen
Keuzehulpsessies	Wat een bezoeker in een keuzehulp antwoordde, waar dat op uitkwam, en het e-mailadres als dat is achtergelaten	365 dagen
Web Vitals	Dagtotalen per pagina en apparaat, nooit per bezoeker	395 dagen
Scans van QR-codes	Eén regel per scan: tijdstip, soort apparaat, besturingssysteem en land. Geen IP-adres, geen browsergegevens	395 dagen
Impact-cijfers	De dagcijfers, topproducten en de reis van elke bestelling	800 dagen
Retourfoto’s	Foto’s bij retouraanvragen	180 dagen
Ophaaladressen	Het adres waar een retour werd opgehaald en de opmerking voor de chauffeur. Gewist na de afspraak; de afspraak zelf blijft	90 dagen
Retouraanvragen · persoonsgegevens	E-mailadres, namen, notities en verzendlabel op een retouraanvraag. Daarna blijft de aanvraag (artikelen, bedragen, redenen) zonder de persoon. Een aanvraag die nog in behandeling is, wordt niet aangeraakt	730 dagen
Offertes · contactgegevens	Het adres waarnaar een offerte is gemaild, de naam en het IP-adres van de goedkeuring, de weergaven en de IP-adressen bij de gebeurtenissen. Dát een offerte is verstuurd, geopend en goedgekeurd blijft	730 dagen
Toestemmingsbewijzen	Het bewijs van elke keuze in de cookiebanner	Nooit (tot het maximum)
Waargenomen cookies	Welke cookies en scripts op je site zijn gezien	90 dagen
Sync-runs en logs	Runs, en wat er per koppeling met elk record gebeurde	30 dagen
Routinematige sync-events	“Bijgewerkt”-regels: het meeste volume	14 dagen
Sync-fouten	Fouten, begrensde en uitgestelde records	180 dagen
Webhook-ontvangsten	Wat een gekoppeld systeem naar een webhook stuurde, inclusief de inhoud	30 dagen
Afgehandelde syncconflicten	Beide versies van een record uit een opgelost conflict. Open conflicten blijven tot iemand ze afhandelt	90 dagen
API-verkeer	Verzoeken per uur, per sleutel en endpoint	14 dagen
Verzoektellers	Verzoeken per uur (35 dagen) en per dag en maand (395 dagen), voor verbruik en je abonnement	35 / 395 dagen
Scriptverkeer	Welke sites je script opvragen, per dag	30 dagen
E-mail verzendlog	Verzonden platform- en modulemail	180 dagen
Exports van persoonsgegevens	De ZIP die Gegevens exporteren voor een inzageverzoek maakte. De downloadlink zelf verloopt na 24 uur	7 dagen
Zoekgeschiedenis in het dashboard	Wat elk teamlid in de zoekbalk van het dashboard zocht en opende (Recent gezocht): de laatste 20 per persoon per project, alleen voor henzelf zichtbaar. Weg met het account, of als iemand uit het project wordt gehaald; zelf te wissen in de zoekbalk	90 dagen
Audit log	Wie wat heeft gewijzigd	365 dagen
Demo-aanvragen	Naam, e-mail en winkel van wie een demo aanvroeg (alleen op het platformscherm)	365 dagen

Welke soorten je ziet, hangt af van de modules die op het platform staan: een module die er niet is, heeft ook geen data om te bewaren.

i

Nooit betekent: bewaren tot het maximum van de hub. Dat maximum is standaard 1095 dagen (drie jaar). Geen enkele termijn gaat erboven.

Gehashte e-mail: gekoppeld en niet gekoppeld

Bij Klant herkennen bewaart Nexym een e-mailadres als hash met sleutel. Er zijn twee soorten, met elk een eigen regel:

• Niet gekoppeld — de hash heeft nog geen klant gevonden. Na de termijn (standaard 90 dagen na de laatste keer dat de bezoeker gezien is) worden de hash en de link naar de bezoeker verwijderd. Bewaart je project ook het adres zelf (Keep unmatched e-mail addresses), dan blijft dat adres nooit langer dan de hash waar het bij hoort.
• Gekoppeld — de hash hoort bij een klant in de hub. Die blijft staan zolang de klant bestaat. Wordt de klant verwijderd — met Klant verwijderen bij de klant, of doordat de klant uit de hub verdwijnt — dan verdwijnen de hash en alle koppelingen van bezoekers aan die klant meteen.

Wat zonder einddatum bewaard blijft

Eén lijst staat bewust niet in de tabel hierboven, omdat hij geen termijn heeft en nooit wordt opgeschoond:

Soort data	Wat het is	Bewaard
Afmeldingen voor reviewverzoeken	Wie heeft gezegd geen reviewverzoeken meer te willen. Alleen een hash van het e-mailadres met een sleutel per project — geen naam, geen order, geen leesbaar adres	Zolang nodig (alleen als hash)

Die lijst moet blijven zolang het adres bij je kan bestellen: zonder de afmelding zou de volgende order weer een uitnodiging opleveren. Daarom blijft hij ook staan als oude uitnodigingen worden opgeschoond, als de order wordt verwijderd en bij Klant verwijderen (de afmelding blijft bewaard als hash, zodat er geen mails meer komen). De hash is per project anders, dus een afmelding bij de ene shop zegt niets over een andere.

Opschoonjobs

Het opschonen gebeurt ’s nachts, per project, in kleine stappen, zodat niets anders erop hoeft te wachten. Elke job heeft een eigen tijd:

Job	Wat	Wanneer
purge-events	Browser-events en anonieme bezoekersprofielen	Dagelijks 03:00
unlink-email-hash	Niet-gekoppelde e-mailhashes	Dagelijks 03:15
anonymise-identified	Geïdentificeerde bezoekers, gekoppelde hashes (tot het maximum) en A/B-testtoewijzingen	Dagelijks 03:30
purge-chat	Chat-transcripten en contactgegevens in chats	Dagelijks 03:45
purge-returns-media	Retourfoto’s, met de bestanden	Dagelijks 04:00
purge-logs	Sync-runs, webhooks, syncconflicten, API-verkeer, tellers, mail, audit, toestemmingen, demo-aanvragen	Dagelijks 04:15
purge-analytics	Zoeklogs, segmenten, popups (weergaven, aanmeldingen, rad, enquêtes), keuzehulp, reviewuitnodigingen, Web Vitals, Impact	Dagelijks 04:30