Offertes: instellingen

Instellingen

De module heeft vier tabbladen: Overzicht, Offertes, Templates en Instellingen. Iedereen in het project kan het overzicht, de lijst en de offertes bekijken en de PDF openen. Een offerte maken, versturen, de PDF opnieuw genereren, sjablonen wijzigen en de instellingen aanpassen kan alleen wie beheerrechten heeft. Zie Gebruikers en rollen.

Overzicht

Bovenaan kies je de periode: 7 dagen, 30 dagen of 90 dagen. Daaronder staan de cijfers van die periode: hoeveel offertes er zijn gemaakt, verstuurd (met hoeveel daarvan geopend, als tracking aan staat), hoeveel er akkoord kregen en wat die samen waard zijn. Onder Vraagt aandacht staat wat iemand moet oppakken: offertes die niet verstuurd konden worden, offertes die nog nooit verstuurd zijn en — met tracking aan — offertes die ruim een week geleden zijn verstuurd en nooit geopend. Onderaan staan de laatste acht offertes.

Offertes: de lijst

Elke offerte met Referentie, Klant, Taal, Totaal, Status en Verstuurd.

Status	Betekenis
concept	Opgeslagen, nog niet verstuurd
verstuurd	De mail is weg
mislukt	Versturen ging mis. De fout staat op de offerte

Een offerte die je in testmodus maakte, heeft een testlabel. De lijst toont 20 offertes per pagina, de nieuwste bovenaan.

Een offerte maken

+ Nieuwe offerte opent het formulier.

Veld	Wat het doet	Standaard
Klant	Bestaand: een klant uit de hub; zijn naam, e-mail, btw-nummer en factuuradres komen op de offerte. Tot 500 klanten kies je uit een lijst; heb je er meer, dan zoek je op naam, e-mail of klantnummer (vanaf 2 tekens). Tijdelijk (eenmalig): naam (verplicht), e-mail, btw-nummer en adres die alleen op deze offerte staan en niet worden opgeslagen	Bestaand
Ander afleveradres (ship-to)	Een afleveradres naast het factuuradres	Uit: het factuuradres
Taal	De taal van de PDF, de mail en de klantpagina. Je kiest uit de talen van je project	De taal van de website, als je project die taal heeft; anders de eerste taal van je project
Template	Het PDF-sjabloon	Het standaardsjabloon
Geldig tot	Tot wanneer de offerte geldt	30 dagen na vandaag
Notities	Tekst die op de offerte staat, hoogstens 4.000 tekens	Leeg

Onder Regels:

• + Producten toevoegen zoekt in je producten op SKU, naam of omschrijving (de eerste 1.000 op naam; de lijst laadt na het formulier). Je vinkt er meer tegelijk aan, met een aantal. Per product neemt Nexym de eerste variant en de lijstprijs daarvan uit de hub. Die prijs ligt vast, ook bij het opslaan. Heeft een product geen btw-tarief in de hub, dan staat er 21%.
• + Vrije regel is een regel met je eigen omschrijving en prijs, bijvoorbeeld voor bezorging of montage.
• Per regel stel je Aantal, Kort. % en Btw % in. Subtotaal, btw en totaal rekent Nexym uit.

Offerte aanmaken → slaat de offerte op als concept en maakt de PDF. Er gaat nog niets weg. De bedragen staan in de valuta van je project.

Opgepast

De kiezer toont de eerste 1.000 producten op naam, en per product één variant. Zoek je een andere variant of een product dat er niet bij staat, gebruik dan + Vrije regel met de juiste omschrijving en prijs.

Een offerte wijzigen of verwijderen kan niet. Klopt er iets niet, maak dan een nieuwe.

Een offerte versturen

Op de offerte zie je de regels, de totalen, het document en het Activiteitenlog. Met Versturen per e-mail → open je het verzendvenster:

Veld	Wat het doet
Aan	Het e-mailadres van de klant, al ingevuld. Verplicht
Cc, Bcc	Extra ontvangers, gescheiden door komma’s of spaties
Onderwerp	Uit het sjabloon, per taal
Bericht	Uit het sjabloon, met je handtekening. Je kunt het hier aanpassen

De PDF gaat automatisch mee, met als naam het offertenummer en je bedrijfsnaam. Nexym maakt de PDF bij versturen opnieuw met het huidige sjabloon. Staat de klantpagina aan, dan komt er een knop View quote online onder je tekst; staat tracking aan, dan een onzichtbaar plaatje dat opens meldt. Na versturen staat er Opnieuw versturen →.

Heeft het project geen werkende mailkoppeling, dan gaat de offerte op mislukt met de fout erbij. Er gaat dan niets weg via een andere weg.

PDF opnieuw genereren maakt de PDF opnieuw met het huidige sjabloon, logo en je bedrijfsgegevens. De regels, prijzen en datums blijven hetzelfde, en er gaat geen mail uit. Handig als je logo of adres is veranderd.

Het blok Online & tracking toont E-mail geopend, Paginaweergaven, Akkoord en de Recente weergaven, met een link Klantpagina openen →.

Templates

Een sjabloon bepaalt hoe de PDF eruitziet. Er is altijd één standaardtemplate. Die kun je niet verwijderen; maak eerst een ander sjabloon de standaard. Een sjabloon verwijderen raakt verstuurde offertes niet: hun PDF staat op de offerte zelf.

Je bewerkt de offerte op de pagina zelf. Klik op een tekst om hem aan te passen en geef hem vorm in het paneel rechts: uitlijning, grootte, dikte, kleur, regelafstand en letterafstand. Met + Tekst voeg je een regel toe. Gemarkeerde velden vult Nexym per offerte in.

Tabblad	Instellingen
Huisstijl	Standaard volgt de offerte de Look & feel van je shop (Setup → Look & feel, per store): Primair is de hoofdkleur, Secundair de grijze tekstkleur (nummer, labels, voettekst) en Lettertype het lettertype van je Look & feel als de PDF dat kan insluiten, anders DejaVu Sans. Vul een kleur of lettertype alleen in als dít sjabloon anders moet zijn; leeg (of gelijk aan je Look & feel) betekent: volg de Look & feel. Je kiest uit DejaVu Sans, Helvetica, Times, Courier en zestien Google-fonts: Poppins, Inter, Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Raleway, Nunito, Work Sans, Rubik, PT Sans, Source Sans 3, Merriweather, Playfair Display, Roboto Slab en Oswald
Logo	Zonder eigen logo drukt de offerte het logo uit Setup → Look & feel af. Een eigen logo: upload (onder 8 MB) of plak een URL, met Grootte (40 tot 400 pixels breed, standaard 160) en Positie (links, midden, rechts; standaard rechts)
Bedrijf	De bedrijfsgegevens op deze offerte. Standaard uit je bedrijfsgegevens (Beheer → Algemeen), voor de store van de offerte. Zet Afwijken aan bij een veld waar dit sjabloon iets anders nodig heeft, zoals een andere rechtspersoon. Een leeg afwijkend veld blijft van de offerte af
Briefpapier	Een A4-afbeelding als Volledige achtergrond, Koptekst (boven) of Voettekst (onder), met Dekking (standaard 100%), Bandhoogte en Marge inhoud (standaard boven en onder 50, links en rechts 54 pixels). A4-voorbeeld downloaden geeft een leeg A4-plaatje met de vlakken erop

Verder:

• Talen: per taal een eigen tekst. + Taal toevoegen… voegt een taal toe. Een taal zonder eigen tekst gebruikt de Engelse. Het standaardsjabloon begint met Engels en Nederlands.
• Visuele editor of Ruwe HTML: wie wil, schrijft de opmaak zelf.
• Opmaak resetten zet de taal op het scherm terug naar de standaardopmaak.
• PDF-voorbeeld → toont wat er nu in de editor staat, ook als je nog niet opsloeg, met voorbeeldgegevens en gestempeld EXAMPLE. Downloaden (EXAMPLE) geeft er een PDF van.
• Een logo- of briefpapier-URL moet met https:// beginnen en naar een afbeelding wijzen. Anders laat Nexym de afbeelding weg.
• De online offertepagina en de knop View quote online in de mail volgen ook de Look & feel van de store waarvoor de offerte is: kleuren, hoeken, knopstijl, lettertype en logo. Heeft het sjabloon een eigen primaire kleur, dan krijgen de knoppen die kleur.

Tip

Ontwerp briefpapier als transparante PNG op A4-formaat: 2480 × 3508 pixels (300 dpi) of 1240 × 1754 pixels (150 dpi). Houd het onder ongeveer 500 KB, anders is het sjabloon te groot om op te slaan.

In ruwe HTML gebruik je velden die Nexym invult:

Veld	Wat erin komt
{{quote_number}}, {{date}}, {{valid_until}}	Offertenummer, datum, geldig tot
{{customer_name}}, {{customer_contact}}, {{customer_address}}	De klant
{{shipping_name}}, {{shipping_address}}	Het afleveradres
{{lines}}	De tabel met regels: Aantal, Artikel, Stukprijs en Totaal, in de taal van de offerte. De stukprijs is vóór korting, het totaal ná korting
{{currency}}, {{subtotal}}, {{tax}}, {{total}}	De bedragen
{{notes}}, {{terms}}	Je notities en voorwaarden
{{logo}}, {{company}}, {{company_address}}, {{company_street}}, {{company_postcode}}, {{company_city}}, {{company_country}}, {{company_vat}}, {{company_kvk}}, {{company_iban}}, {{company_bic}}, {{company_email}}, {{company_phone}}, {{company_website}}	Je bedrijfsgegevens

Bedragen staan in de PDF altijd als 1,250.00 en datums als 27 Sep 2026, in elke taal.

Begeleidende e-mails

Bij elk sjabloon hoort per taal een mail. Open hem met Begeleidende e-mails → of E-mails in de lijst.

Veld	Wat het doet
Onderwerp e-mail	Het onderwerp. Standaard: Offerte {{quote_number}} van {{company}} (Engels en Duits hebben een eigen standaard)
Afzenderadres	Optioneel een ander afzenderadres voor deze taal. Leeg: uit je e-mailinstellingen
Inhoud e-mail	De tekst van de mail. Je gebruikt dezelfde velden als in het sjabloon, zoals {{customer_name}}, {{valid_until}} en {{total}}

Demo-e-mail versturen stuurt de opgemaakte mail en een voorbeeld-PDF naar een adres dat jij kiest, met [TEST] voor het onderwerp en via de mailkoppeling van je project. Sla je wijzigingen eerst op. Dit werkt ook in testmodus.

De mail van het standaardsjabloon vind je ook onder Beheer → Project → E-mail → Sjablonen, als Offerte. Wat je daar aanpast, past het standaardsjabloon aan. Heeft de tekst opmaak zoals links of vet, dan is hij daar alleen te lezen; pas hem dan aan bij het sjabloon. Zie E-mail.

Instellingen

Het laatste tabblad, in drie delen: Voor de klant (klantpagina, tracking en online akkoord), Standaard voorwaarden en E-mailhandtekening. Eén knop Instellingen opslaan onderaan bewaart alles.

Instelling	Wat het doet	Standaard	Wanneer aanpassen
Klantpagina offerte	Zet een knop in de mail naar een eigen pagina met de offerte	Uit	Aan als je online bekijken of akkoord wilt
Opens & weergaven tracken	Legt vast wanneer de klant de mail opent en de pagina bekijkt, met datum, tijd en IP-adres	Aan	Uit als je niets wilt volgen
Online akkoord toestaan (e-sign)	De klant geeft op de pagina akkoord met zijn naam	Uit	Aan als je akkoord online wilt vastleggen. Werkt alleen met de klantpagina aan
Standaard voorwaarden	De voettekst op elke offerte, zoals geldigheid en betaaltermijn. Een sjabloon kan eigen voorwaarden hebben (tabblad Bedrijf). Hoogstens 8.000 tekens	Leeg	Altijd invullen
E-mailhandtekening	Komt onder elke offertemail. Hoogstens 4.000 tekens	Leeg	Altijd invullen

In de handtekening kun je deze velden gebruiken: {{user_name}} (wie de offerte verstuurt), {{company}}, {{company_email}}, {{company_phone}}, {{company_website}} en {{company_address}}.

Opmerking

Opens & weergaven tracken staat standaard aan, ook als de klantpagina uit staat. Het plaatje dat opens meldt, gaat dan al mee in de mail. Wil je niets volgen, zet dan ook dit uit.

Per store

Draait je project meer dan één store, dan kies je in de projectwissel bovenin een store. Een balk bovenaan zegt dan dat wijzigingen alleen voor die store gelden. Elke instelling die per store kan verschillen heeft Standaard gebruiken: aangevinkt volgt de store het project, uitgevinkt zet je een eigen waarde. Een eigen waarde staat erbij als Eigen waarde · terugzetten.

Per store kunnen verschillen: de klantpagina, het tracken van opens en weergaven, online akkoord en de standaard voorwaarden. De e-mailhandtekening staat op Geldt voor alle stores.

Een sjabloon kan voor Alle stores gelden of voor een paar stores (de keuze Stores naast de naam). Kijk je naar één store, dan zie je de sjablonen van die store en die voor alle stores, en begint een nieuw sjabloon als sjabloon van die store. Een offerte die je maakt terwijl je naar een store kijkt, hoort bij die store: het formulier kiest het eigen sjabloon van die store voor (anders het standaardsjabloon), en de klantpagina, de knop in de mail en de voorwaarden op de PDF volgen de instellingen van die store. Kies je in het hele project een sjabloon dat maar voor één store geldt, dan hoort de offerte bij die store. Met één store verandert er niets.

Melding en dashboard

• De melding Unsent quote waarschuwt als er offertes zijn die nooit zijn verstuurd: concepten en offertes waarvan versturen mislukte. Hij staat standaard aan, meldt hoogstens één keer per dag en bestaat alleen als de module aan of op test staat. Zie Rapportages en alerts.
• De dashboardkaart Quotes this month toont wat er deze maand is verstuurd, geopend en akkoord gegeven. Zie Meten en privacy.