Offertes: meten en privacy
Wat Offertes bijhoudt over geopend, bekeken en akkoord, wat het van je klanten bewaart, en wat er gebeurt als een klant vraagt om verwijdering.
Meten en resultaat
Section titled “Meten en resultaat”Per offerte
Section titled “Per offerte”Op elke offerte staat het blok Online & tracking:
- E-mail geopend: de eerste keer dat de mail werd geopend, en hoe vaak.
- Paginaweergaven: hoe vaak de klantpagina is bekeken, en wanneer het laatst.
- Akkoord: wie akkoord gaf en wanneer.
- Recente weergaven: de laatste bezoeken aan de klantpagina.
Het Activiteitenlog eronder toont alles wat er met de offerte gebeurde, met datum en tijd, en wie het deed: een gebruiker, de klant of het systeem.
| Gebeurtenis | Wanneer |
|---|---|
| Aangemaakt | Bij Offerte aanmaken |
| PDF opnieuw gegenereerd | Bij PDF opnieuw genereren |
| PDF genereren mislukt | Als de PDF niet kon worden gemaakt |
| Per e-mail verstuurd | Na versturen, met de ontvangers |
| Versturen mislukt | Als de mail niet wegging, met de fout |
| E-mail geopend | De eerste keer dat de mail werd geopend |
| Online bekeken | De eerste keer dat de klantpagina werd geopend |
| Akkoord | Als de klant akkoord gaf, met naam en IP-adres |
Op je Overzicht
Section titled “Op je Overzicht”De kaart Quotes this month toont deze maand:
- Verstuurd: offertes die deze maand zijn verstuurd.
- Geopend: daarvan het aantal waarvan de mail is geopend.
- Akkoord: offertes die deze maand akkoord kregen.
- Waarde akkoord: het totaal van die offertes, inclusief btw.
Is er deze maand iets verstuurd maar niets geopend, dan staat er: check je mailinstellingen. Liggen er offertes die nooit zijn verstuurd, dan staat dat er ook. Alle offertes → opent de lijst Offertes van de hub.
Op het Overzicht telt Offertes het aantal offertes dat per dag is gemaakt. Daar staat het als Offerte-aanvragen; het zijn de offertes die jij maakte, geen aanvragen van klanten.
Offertes stuurt geen events naar je website of GA4: het draait niet op je site.
Hoe lees je de cijfers?
Section titled “Hoe lees je de cijfers?”- Verstuurd maar niet geopend wijst vaak op een mailprobleem: de mail staat in de spam, of je domein is niet goed ingesteld. Zie E-mail.
- Geopend maar geen akkoord gaat eerder over de prijs of de voorwaarden. Bel de klant.
- Tellen van opens is nooit exact. Sommige mailprogramma’s laden geen plaatjes; dan telt een open niet. Andere laden plaatjes vooraf; dan telt een open die de klant zelf niet deed. Gebruik Geopend als aanwijzing, niet als bewijs.
Privacy en data
Section titled “Privacy en data”Wat wordt bewaard
Section titled “Wat wordt bewaard”| Gegeven | Waar |
|---|---|
| De offerte: klant, adressen, regels, bedragen | De hub, als gewone offerte |
| Het e-mailadres waarnaar hij is verstuurd | Bij de offerte |
| De PDF, met naam en adres van de klant | Een afgeschermde opslag |
| Opens: tijdstip en aantal | Bij de offerte |
| Paginaweergaven: tijdstip, IP-adres en browser | Bij de offerte; de laatste 100 |
| Akkoord: naam, tijdstip en IP-adres | Bij de offerte en in het activiteitenlog |
Er is geen vaste bewaartermijn voor offertes. Ze blijven staan; alleen Klant verwijderen haalt de persoonsgegevens eraf. Zie Data & bewaren.
Voor een bekende klant deelt Offertes de stand van zijn offertes met de gedeelde klantcontext: nummer, verzenddatum en stand, geen bedragen of regels. Alleen de website chat gebruikt dat nu, en alleen in een gesprek waarin de klant is herkend.
Een tijdelijke klant wordt niet opgeslagen als klant in de hub. Zijn gegevens staan alleen op de offerte.
Toestemming en tracking
Section titled “Toestemming en tracking”Het volgen van opens en weergaven gebeurt met een onzichtbaar plaatje in de mail en bij het openen van de klantpagina. Daar hoort het IP-adres bij. Vermeld dat in je privacyverklaring, of zet Opens & weergaven tracken uit. De klantpagina zet geen trackingcookies en heeft geen cookiemelding nodig.
De klantpagina is beschermd tegen misbruik: per IP-adres hoogstens 30 bezoeken en 5 akkoordpogingen per minuut.
Een klant laten verwijderen
Section titled “Een klant laten verwijderen”Gebruik je Klant verwijderen bij een klant, dan geldt voor zijn offertes:
- De offerte in de hub wordt geanonimiseerd met de andere documenten van de klant.
- Bij de offerte worden gewist: het e-mailadres, de naam en het IP-adres van het akkoord, elke paginaweergave en de IP-adressen in het activiteitenlog.
- De PDF wordt verwijderd, want daarop staan naam en adres.
- Dát de offerte is verstuurd, geopend en akkoord kreeg, en wanneer, blijft staan.
Op de bevestiging staat hoeveel verstuurde offertes het raakte. Zie Beveiliging en privacy.