Retourportaal: instellingen
Elk scherm van het retourportaal: het overzicht, de aanvragen, en de instellingen voor beleid en redenen, automatisering, portaal en vervoerders, en de mails.
Instellingen
Section titled “Instellingen”De module heeft drie tabbladen: Overzicht, Aanvragen (met het aantal open aanvragen erbij) en Instellingen. Bovenaan staan Bekijk portaal en Kopieer portaallink.
Instellingen heeft links een menu in drie groepen: Beleid & redenen (Redenen, Retourbeleid, Uitsluitingen), Automatisering (Creditnota, Automatisch goedkeuren, Stappen) en Portaal & vervoerders (Portaal, Vervoerders, Laten ophalen). Je slaat alles op met de balk onderaan (Instellingen opslaan). Een oude link naar Beleid & redenen, Automatisering of Portaal & vervoerders opent het bijbehorende deel van Instellingen.
Iedereen in je project kan alles bekijken. Wijzigen, goedkeuren en afwijzen kan alleen wie beheerrechten heeft. Zie Gebruikers en rollen.
Overzicht
Section titled “Overzicht”Bovenaan kies je de periode: 7, 30 of 90 dagen. Daaronder staan vier cijfers:
| Cijfer | Wat het zegt |
|---|---|
| Open aanvragen | Retouren die wachten tot iemand ze goedkeurt of afwijst, uit elke periode |
| Retouren | Aanvragen in de gekozen periode, en welk deel van de orders dat is |
| Automatisch | Van de beslist retouren in de periode: het deel dat niemand hoefde aan te raken |
| Behouden omzet | De waarde die bleef via ruilen en tegoedbon |
Onder de cijfers staat Vraagt aandacht: de open aanvragen, de oudste eerst. Met Beoordelen open je er een. Daaronder staan de Laatste aanvragen.
Kan een klant nog niets terugsturen, dan staat bovenaan Aan de slag: vul het retouradres in, en koppel een vervoerder of bied terugbrengen in de winkel of ophalen aan.
Aanvragen
Section titled “Aanvragen”Hier behandel je de retouren. Je filtert op status en zoekt op retourcode, ordernummer, naam of e-mailadres. Klik op een retour om hem te openen. Je ziet de klant, de artikelen met reden, toelichting en foto’s, de oplossing, de manier van terugsturen, de kosten, de track & trace, de creditnota en de Geschiedenis: elke stap met tijd en wie het deed.
Opent iemand met beheerrechten een nieuwe aanvraag, dan gaat de status van Nieuw naar In beoordeling. Welke knoppen je ziet, hangt af van de status:
| Status | Knoppen | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Nieuw, In beoordeling | Goedkeuren, Afwijzen | Goedkeuren: label, mail en eventueel creditnota. Afwijzen: je schrijft een toelichting, de klant krijgt die per mail |
| Goedgekeurd | Op onderweg zetten, Ontvangen | Voor een pakket zonder scans van de vervoerder |
| Onderweg | Ontvangen | Het pakket is binnen, maar nog niet gecontroleerd |
| Ontvangen | Gecontroleerd — verwerken | Creditnota (als dat het moment is) en de mail Retour verwerkt |
Beleid & redenen
Section titled “Beleid & redenen”Retourbeleid
Section titled “Retourbeleid”| Instelling | Wat het doet | Standaard | Wanneer aanpassen |
|---|---|---|---|
| Retourtermijn | Aantal dagen dat de klant heeft, vanaf de leverdatum (0 tot 365) | 30 dagen |
Als je voorwaarden een andere termijn noemen |
| Retourkosten bij geld terug | Wat de klant betaalt als hij geld terug kiest | € 4,95 |
Gratis retour: zet op 0 |
| Label geldig | Dagen na goedkeuren dat de retourcode geldig blijft (1 tot 90) | 14 dagen |
Langer als klanten vaak laat afgeven |
| Tegoedbon geldig | Hoe lang een tegoed te besteden is; staat in het portaal (1 tot 3650) | 365 dagen |
Als je tegoedbonnen een andere looptijd hebben |
Retourkosten gelden alleen als de klant Geld terug kiest, de reden niet op Onze fout staat en het pakket niet in de winkel wordt teruggebracht. In alle andere gevallen is de retour gratis. Alleen de prijs van laten ophalen komt er altijd bij, zie Ophalen bij de klant.
Tegoedbon geldig staat alleen als tekst in het portaal. Nexym maakt zelf geen tegoedbon of kortingscode aan.
Oplossingen
Section titled “Oplossingen”Zet per oplossing aan of het portaal hem aanbiedt. Standaard staan alle vier aan.
| Oplossing | Wat de klant krijgt |
|---|---|
| Ruilen | Een andere maat, kleur of een ander product. Altijd gratis |
| Tegoedbon | Een tegoed bij je winkel. Gratis retour |
| Geld terug | Terugbetaling via de oorspronkelijke betaalmethode, na controle |
| Repareren of vervangen | Alleen bij redenen die het toestaan (standaard: Garantie) |
Redenen
Section titled “Redenen”De redenen staan in de volgorde van het portaal. Sleep ze om de volgorde te veranderen. Per reden heb je vier knoppen. Een klik of een nieuwe volgorde is een wijziging op de balk onderaan en geldt pas na Instellingen opslaan:
| Kolom | Wat het doet |
|---|---|
| Foto | Verplicht: de klant moet een foto toevoegen. Zo’n retour wordt nooit automatisch goedgekeurd |
| Onze fout | Ja · gratis: de retour is bij elke keuze gratis |
| Goedkeuring | Automatisch of Handmatig |
| Aan | Aan of Uit: of de reden in het portaal staat |
Nexym levert deze redenen mee:
| Reden | Foto | Onze fout | Goedkeuring |
|---|---|---|---|
| Garantie | Verplicht | Ja | Handmatig |
| Product beschadigd | Verplicht | Ja | Handmatig |
| Product is defect | Verplicht | Ja | Handmatig |
| Werkt niet zoals verwacht | Nee | Nee | Automatisch |
| Ik ben van gedachten veranderd | Nee | Nee | Automatisch |
| Verkeerd product geleverd | Nee | Ja | Automatisch |
| Verkeerde maat of pasvorm | Nee | Nee | Automatisch |
| Andere reden | Nee | Nee | Handmatig |
Klik op een reden om hem te hernoemen en te kiezen welke oplossingen erbij horen (Toegestane oplossingen). Met + Reden voeg je er een toe. Een eigen reden kun je verwijderen; een meegeleverde reden zet je alleen uit, zodat oude retouren leesbaar blijven.
Kiest een klant meerdere artikelen met verschillende redenen, dan ziet hij alleen de oplossingen die bij alle gekozen redenen horen.
Drie meegeleverde redenen geven de klant een hint in het portaal: bij Verkeerde maat of pasvorm de tip om te ruilen, bij Verkeerd product geleverd een excuus en de melding dat de retour gratis is, bij Garantie dat repareren of vervangen gratis is.
Uitgesloten van retour
Section titled “Uitgesloten van retour”Kies categorieën uit de hub waarvan artikelen nooit retour mogen, bijvoorbeeld ondergoed of cadeaubonnen (kies een categorie en klik Toevoegen, of haal er een weg met ×; je slaat op met de balk onderaan). Ze staan op slot in het portaal met Dit artikel kan niet retour. Artikelen uit deze categorieën biedt het portaal ook niet aan als ruilartikel. Heeft een artikel zelf geen categorie, dan telt de categorie van het hoofdproduct.
Voorwaarden
Section titled “Voorwaarden”In dezelfde editor als elders in Nexym.
- Orders: welke orders het portaal vindt. Velden: Ordertotaal, Orderstatus, Factuurland, Afleverland, Betaalmethode, Verzendmethode, E-mail klant, Orderdatum. Zonder voorwaarden: allemaal. Een order die niet voldoet, is voor de klant niet gevonden.
Uitsluitregels voor orderregels
Section titled “Uitsluitregels voor orderregels”Welke artikelen niet retour kunnen, en wat de klant dan leest. Je maakt zoveel regels als je wilt met + Regel toevoegen, en zet ze met de pijltjes in volgorde. Elke regel heeft:
| Onderdeel | Wat het doet |
|---|---|
| Naam | Alleen voor jou, bijvoorbeeld Gegraveerde artikelen |
| Voorwaarden | Welke artikelen de regel raakt. Velden: SKU, Artikelnaam, Prijs, Korting, Categorie, Merk. Bijvoorbeeld Artikelnaam bevat gravure |
| Dan | sluit de artikelen uit die voldoen (normaal), of die niet voldoen |
| Reden | De zin onder het artikel in het portaal, in NL, EN en DE. Bijvoorbeeld Gepersonaliseerd met gravure. Uitgesloten van retour volgens het retourbeleid. |
| Label | Het rode label bij het artikel. Leeg: Niet retourneerbaar in de taal van de klant |
De regels gelden van boven naar beneden: de eerste regel die past, beslist, en zijn reden staat bij het artikel. Een regel zonder voorwaarden sluit niets uit. Heb je een reden maar in één taal ingevuld, dan ziet een klant in een andere taal jouw zin; zonder reden ziet hij Dit artikel kan niet retour volgens het retourbeleid.
Je slaat op met de balk onderaan (Instellingen opslaan): de knoppen en de volgorde van de redenen, het beleid, de oplossingen, de uitgesloten categorieën, de voorwaarden en de regels in één keer, samen met wat je in de andere delen wijzigde. Alleen het venster van een reden (hernoemen, oplossingen, toevoegen, verwijderen) slaat meteen op.
De operatoren zijn dezelfde als bij regels en segmenten: tekst (bevat, is, begint met …), getallen (is meer dan, is hooguit …), lijsten (is een van), datums (is in de laatste N dagen, ligt tussen …) en regex. Een half ingevulde voorwaarde wordt overgeslagen, de rest geldt wel.
Automatisering
Section titled “Automatisering”Bovenaan staat een melding: in test worden mails, labels en het terugschrijven alleen gelogd.
Creditnota direct in de hub
Section titled “Creditnota direct in de hub”| Instelling | Wat het doet | Standaard | Wanneer aanpassen |
|---|---|---|---|
| Aan/uit | Maakt automatisch een creditnota bij geld terug en tegoedbon | Aan | Uit als je creditnota’s alleen in je eigen systeem maakt |
| Aanmaken bij | Goedkeuren, Eerste scan of Ontvangst en controle | Goedkeuren | Zie hieronder |
| Verzendkosten meenemen | De oorspronkelijke verzendkosten gaan mee, maar alleen bij een volledige retour of als het jouw fout is | Aan | Uit als je verzendkosten nooit terugbetaalt |
| Retourkosten aftrekken | De retourkosten gaan eraf, tenzij het jouw fout is. De prijs van ophalen hoort daarbij | Aan | Uit als je retourkosten apart int |
| Terugschrijven naar je shopsysteem | De creditnota gaat naar je shop, zonder betaling, als het document dat je shop ervoor heeft (bijvoorbeeld een credit memo) | Aan | Uit als je hem liever zelf invoert |
| Terugschrijven naar | De koppeling die de creditnota krijgt. Je kiest alleen uit koppelingen die een creditnota kunnen vastleggen; standaard de eerste daarvan | De eerste die het kan | Als je meer dan één shop koppelt |
Kan geen enkele koppeling van je project een creditnota vastleggen, dan staat Terugschrijven op niet beschikbaar, met de connectoren die het wel kunnen. Staat de gekozen koppeling uit of gepauzeerd, of is hij verwijderd, dan schrijft Nexym niets terug (ook niet naar een andere koppeling) en staat de reden bij de retour.
Het moment kies je zo:
- Goedkeuren: direct, voordat het pakket binnen is. Snel voor je klant, maar je loopt risico als het pakket niet aankomt. Handig voor vaste klanten. De klant kan zijn reden daarna niet meer aanpassen.
- Eerste scan: als de vervoerder het pakket heeft. Werkt alleen met een vervoerder die scans doorgeeft (DHL), of als jij het pakket op Onderweg zet.
- Ontvangst en controle: pas als je magazijn het heeft gecontroleerd. Het veiligst.
Onder de instellingen staat een Voorbeeld met een verzonnen retour: welk bedrag er met jouw instellingen gecrediteerd wordt, en waarheen (Naar): je shopsysteem, alleen de hub, of Alleen de hub — nog geen koppeling neemt een creditnota aan.
Automatisch goedkeuren
Section titled “Automatisch goedkeuren”| Instelling | Wat het doet | Standaard |
|---|---|---|
| Aan/uit | Keurt retouren goed zonder dat iemand kijkt | Aan |
| Voorwaarden | Extra eisen op de order en de retour | Geen: elke retour die aan de redenen voldoet |
Een retour wordt alleen automatisch goedgekeurd als de reden van elk artikel op Automatisch staat, geen reden om een foto vraagt en de stap Automatisch goedgekeurd aan staat. Daarbovenop gelden je voorwaarden. Je kunt kiezen uit: Retourwaarde, Aantal artikelen, Reden (sleutel), Oplossing (sleutel), Eerdere retouren van deze klant, Ordertotaal, Afleverland, Betaalmethode en E-mail klant.
De stappen
Section titled “De stappen”Zes stappen, elk met een schakelaar. Een stap die uit staat, slaat zijn werk over.
| Stap | Wat hij doet als hij aan staat |
|---|---|
| Retour aangemeld | Stuurt Retour aangemeld als iemand moet kijken |
| Automatisch goedgekeurd | Keurt automatisch goed en stuurt dan Retour goedgekeurd. Uit: elke retour gaat langs een medewerker |
| Handmatig beoordeeld | Stuurt Retour goedgekeurd of Retour niet goedgekeurd na een beslissing van een medewerker |
| Pakket gescand | Maakt de creditnota bij de eerste scan (als dat het gekozen moment is) |
| Ontvangen en gecontroleerd | Maakt de creditnota na controle (als dat het moment is) en stuurt Retour verwerkt |
| Label niet gebruikt | Stuurt één herinnering na Herinneren na dagen (standaard 3, 1 tot 30) |
Een goedgekeurde retour waarvan de code verloopt zonder scan, wordt gesloten met de status Verlopen. De retour in de hub wordt dan geannuleerd.
Portaal & vervoerders
Section titled “Portaal & vervoerders”Portaal
Section titled “Portaal”| Instelling | Wat het doet | Standaard | Wanneer aanpassen |
|---|---|---|---|
| Order vinden met | E-mail, Postcode of allebei. Minstens één | Allebei | Alleen postcode als je orders vaak geen e-mailadres hebben |
| Als de store onbekend is | Alleen met meerdere stores en klantgegevens per store (Setup → Websites). Voor een bezoeker die het portaal direct opent, niet via de pagina van een store: Alle stores doorzoeken, Alleen de hoofdstore (de eerste store) of Eerst vragen welke store | Alle stores doorzoeken | Hoofdstore als vrijwel alle retouren van één store komen; vragen als je stores apart wilt houden |
| Foto’s toestaan | De klant mag bij elke reden een foto uploaden, niet alleen waar het moet | Aan | Uit als je geen foto’s wilt ontvangen die je niet vroeg |
| Reden wijzigen na aanmelden | De klant past de reden aan tot het pakket gescand is of de creditnota gemaakt is | Aan | Uit als je redenen vast wilt zetten |
| Welkomsttekst | Tekst naast het portaal op een breed scherm (tot 400 tekens) | Leeg | Voor een persoonlijke toon |
| Merkbeeld | Een foto achter de welkomsttekst. JPG, PNG of WebP, tot 5 MB | Geen: een donker vlak | Voor een sfeerbeeld van je winkel |
| E-mail klantenservice | Waar Vragen? in het portaal en de mails naartoe wijst, en het adres op de pagina Retourneren niet online als een link uit de chat het portaal dicht vindt | Het e-mailadres uit je bedrijfsgegevens | Afwijken als retourvragen naar een ander adres gaan |
Kleuren, logo, afronding en lettertype stel je niet hier in maar op Setup → Look & feel: één look voor elke module. Het portaal, de mails over een retour en de knop op je site volgen die, per store als een store een eigen look heeft. De knoppen zijn in je merkkleur (of donker als je bij Look & feel de knopstijl Donker kiest). Je logo staat altijd bovenaan het portaal en de mails als je er een hebt; zonder logo staat de eerste letter van je winkelnaam in het portaal en je winkelnaam in de mail. De creditnota (pdf) blijft zwart-grijs.
Het maximum van vijf pogingen per vijftien minuten staat vast. De melding bij een verkeerde poging zegt nooit of het ordernummer of e-mailadres bestaat.
Meerdere stores. Komt een bezoeker via de link op de pagina van een store, dan zoekt het portaal alleen in de orders van die store (op elke taal ervan). Opent iemand het adres van het portaal direct, dan weet het portaal de store niet en bepaalt Als de store onbekend is wat er gebeurt. Met Alle stores doorzoeken is het ordernummer met het e-mailadres of de postcode genoeg bewijs, in welke store de order ook geplaatst is. Met Alleen de hoofdstore zoekt het portaal alleen in de eerste store. Met Eerst vragen welke store ziet de bezoeker eerst je stores, alleen op naam, en kiest er één; daarna zoekt het portaal alleen in die store. Onder het zoekveld staat dan de gekozen store met Andere winkel. Een opzoeking zonder gekozen store gaat terug naar die vraag en telt niet als poging. Deel je klantgegevens tussen stores, of heb je één store, dan zie je de keuze niet en zoekt het portaal in alle orders.
Een adres per website. Met één website heeft het portaal één adres, zoals altijd:
/returns/<project>. Heb je meerdere websites (Setup → Websites), dan krijgt elke website
een eigen adres: /returns/<project>/<website>, bijvoorbeeld /returns/<project>/winkel-nl
en /returns/<project>/winkel-en. Adres toont ze allemaal, elk met een kopieerknop.
Een portaal op het adres van een website is die website: de instellingen van zijn store, zijn
taal en zijn look, en het zoekt alleen in de orders die die store mag zien (met klantgegevens
per store alleen de orders van die store; gedeeld: alle orders). Een order die op het adres
van de ene website gevonden is, gaat niet mee naar het adres van een andere.
De naam in het adres maakt Nexym één keer uit de domeinnaam en de taal (winkel-nl) en
verandert niet als je later een domein aanpast, zodat links in mails en op labels blijven
werken. Je past hem aan bij Naam in het adres: kleine letters, cijfers en streepjes,
uniek binnen je project. De reviewpagina gebruikt dezelfde namen. Een oude naam stuurt door
naar het projectadres. Dat projectadres blijft werken en volgt Als de store onbekend is.
Bekijk portaal en Kopieer portaallink bovenaan geven in een store het adres van die store; op Alle stores het projectadres. De knop op je site, de link vanuit de chat en Andere order op een retourpagina openen het portaal van de website waar de order is geplaatst, of waar de knop staat. Zegt een order niet op welke website hij is geplaatst, dan opent de chat het portaal van de website waar de bezoeker chat, en anders het projectadres.
Insluiten op de winkel toont de code <div data-nexym="returns"></div> om te kopiëren.
Met Ruimte vooraf reserveren
aan houdt je pagina de plek van de knop (48 px) vast vanaf de eerste weergave, zodat de
tekst eronder niet verspringt als hij verschijnt.
Retouradres
Section titled “Retouradres”Kies Gelijk aan het bedrijfsadres (standaard: het adres uit je bedrijfsgegevens, met je statutaire naam) of Ander adres, bijvoorbeeld een magazijn of retourbalie. Bij een ander adres vul je naam, straat en huisnummer, postcode, plaats, land en t.a.v. in. Dit adres staat op elk label en in de mails. Zonder retouradres kan een vervoerder geen label maken.
Vul je t.a.v. in, dan staat die regel na de naam in het portaal, op de bevestiging en in de mails, in de taal van de klant (t.a.v., attn., z. Hd.). Op een DHL-label staat hij bij de ontvanger. Laat je hem leeg, dan verschijnt hij nergens.
Vervoerders & terugbrengen
Section titled “Vervoerders & terugbrengen”Per vervoerder zie je Gekoppeld of Niet gekoppeld. De klant ziet alleen de vervoerders die gekoppeld zijn en aan staan. Is er geen enkele vervoerder gekoppeld, dan biedt het portaal Zelf verzenden aan: de klant stuurt het pakket op eigen kosten naar je retouradres.
Met de schakelaar bij een gekoppelde vervoerder zet je hem tijdelijk uit zonder te ontkoppelen; dat bewaar je met de balk onderaan. Klik Koppelen en vul in:
| Vervoerder | Velden | Waar je ze vindt |
|---|---|---|
| DHL eCommerce | User ID, API-key, Accountnummer, Organisatie-ID (optioneel) | My DHL eCommerce, onder Instellingen → API-sleutels |
| PostNL | API-key, Klantnummer, Klantcode, Collectielocatie (optioneel) | Je zakelijke PostNL-account, onder API-gegevens |
| DPD | Delis-ID, Wachtwoord, Depotnummer, Klantnummer (optioneel) | Van je DPD-accountmanager |
Kies daarna Testomgeving of Productie, en welke Retourdiensten je aanbiedt. Elke aangevinkte dienst wordt een keuze in het portaal:
| Vervoerder | Retourdiensten |
|---|---|
| DHL eCommerce | PDF-label, QR-code |
| PostNL | QR-code, PDF-label |
| DPD | PDF-label |
Wil je pakketten laten ophalen, gebruik dan Ophalen bij de klant. Klik Verbinding testen: Nexym vraagt het echt aan de vervoerder. Bij PostNL wordt daarvoor een testbarcode opgevraagd; er wordt geen zending gemaakt. Klik dan Opslaan en koppelen. Een wachtwoord of sleutel die je leeg laat bij beheren, blijft ongewijzigd.
Terugbrengen in de winkel: zet dit aan en vul het adres van je winkel in. Het portaal biedt het dan aan als gratis manier. Zonder adres verschijnt het niet.
Ophalen bij de klant
Section titled “Ophalen bij de klant”Onder de vervoerders staat de kaart Ophalen bij de klant. Zet Ophalen aanbieden aan en het portaal biedt in de stap Hoe stuur je het terug? de keuze Laten ophalen. Het is je eigen ophaaldienst (of een vervoerder die je zelf inschakelt): Nexym boekt niets bij een vervoerder.
Kiest de klant voor ophalen, dan ziet hij het afleveradres van zijn bestelling (hij kan het aanpassen), een veld voor een opmerking voor de chauffeur, en afhankelijk van je instelling een kiezer met dagen en tijdvakken, of de melding dat je contact opneemt. Wat de klant kiest is altijd een voorstel: het portaal en de mails zeggen dat erbij, tot jij het bevestigt.
| Instelling | Wat het doet | Standaard | Wanneer aanpassen |
|---|---|---|---|
| Ophalen aanbieden | Biedt Laten ophalen aan in het portaal | Uit | Aan als je retouren bij de klant ophaalt |
| Naam in het portaal / Regel onder de naam | De titel en de regel eronder op de keuzekaart. Leeg: de standaardtekst in de taal van de klant | Leeg | Voor je eigen woorden; die gelden dan in elke taal |
| Prijs | Wat ophalen kost, bij elke oplossing (ook ruilen en tegoedbon). Gratis als een reden jouw fout is. Met Retourkosten aftrekken aan gaat hij van de creditnota af | 0,00 (gratis) |
Als je ophalen doorberekent |
| Afspraak | Klant kiest een moment (kiezer), Wij nemen contact op (geen kiezer) of Allebei (kiezer plus Geen geschikt moment? Laat ons contact opnemen) | Allebei | Kies contact als je afspraken altijd telefonisch maakt |
| Eerst mogelijke datum | De eerste dag in de kiezer is vandaag plus zoveel dagen (0 tot 60) | 4 |
Korter of langer, naar je planning |
| Dagen tonen | Hoeveel kalenderdagen de kiezer toont, vanaf de eerst mogelijke datum (1 tot 90) | 14 |
Verder vooruit als je ruimer plant |
| Ophaalbeurten per tijdvak | Hoeveel ophaalbeurten er in één tijdvak passen. Een vol tijdvak is doorgestreept; een dag zonder vrij tijdvak is gesloten | Leeg: geen limiet | Als je per dagdeel maar een paar adressen haalt |
| Gesloten op | Weekdagen waarop je nooit ophaalt. Die dagen verschijnen niet | Za en zo | Naar je eigen rooster |
| Tijdvakken | De tijdvakken van elke open dag (hoogstens 12), met + Tijdvak erbij | 09:00–13:00 en 13:00–17:00 |
Naar je eigen rooster |
| Gesloten datums | Feestdagen en andere dagen zonder ophalen: één datum, of een periode met een einddatum. Ze staan in de kiezer, maar zijn niet te kiezen | Geen | Rond feestdagen en vakanties |
| Melding bij ophalen | Een melding bij de keuze, bijvoorbeeld over kosten als er niemand thuis is. Per taal (Engels, Nederlands, Duits) aan te passen; de standaardtekst staat er al in | Uit | Aan als je die afspraak met je klanten wilt maken |
| Tijdzone | De tijdzone van de datums en tijdvakken. Ook bij zomer- en wintertijd blijft 09:00 gewoon 09:00 | Europe/Amsterdam |
Alleen als je in een andere tijdzone ophaalt |
Een tijdvak dat door je instellingen of je capaciteit verdwijnt terwijl de klant kiest, wordt bij het aanmelden opnieuw gecontroleerd. Is het vol, dan kiest de klant een ander.
Rechts op de kaart staat een voorbeeld van de kiezer zoals de klant hem ziet. Het volgt je wijzigingen meteen, ook voor je opslaat.
Bij Aanvragen staat onder de status van een retour hoe het ophalen ervoor staat: Ophalen: te bevestigen, contact opnemen, voorgesteld of bevestigd op …. Open de retour en je ziet het adres, de opmerking en het moment dat de klant vroeg. Je kunt dan:
- Bevestigen: het moment dat op tafel ligt wordt de afspraak. De klant krijgt de mail Ophalen bevestigd.
- Ander moment voorstellen: kies een ander tijdvak uit dezelfde kiezer, of een vrije datum en tijd. De klant krijgt de mail Nieuw ophaalmoment. Bevestig het zodra de klant akkoord is.
- Afspraak gemaakt (telefonisch): vul de afgesproken datum en tijd in. Die wordt meteen bevestigd en de klant krijgt de mail Ophalen bevestigd.
Elke stap staat in de geschiedenis van de retour. In test-modus gaat er geen mail naar de klant; de geschiedenis toont hem dan als vastgehouden. Een retour die wordt opgehaald, verloopt niet: er is geen code die de klant voor een datum moet afgeven.
De mails
Section titled “De mails”De zes mails pas je aan onder Beheer → Project → E-mail → Sjablonen, per taal. Zie E-mail. Je past het onderwerp, de voorbeeldtekst, de kop, de tekst en de knop aan. De rest (artikelen, bedragen, QR-code, stappen) maakt Nexym zelf.
| Kan uit? | Variabelen | |
|---|---|---|
| Retour aangemeld | Ja | first_name, return_code, order, shop, solution |
| Retour goedgekeurd | Nee | idem, plus drop_off_date, carrier, how |
| Retour verwerkt | Nee | idem, plus amount, credit_note, outcome |
| Retour niet goedgekeurd | Nee | idem, plus note, staff |
| Ophalen bevestigd | Nee | idem, plus pickup_moment, pickup_address |
| Nieuw ophaalmoment | Nee | idem, plus pickup_moment, pickup_address |
Een mail gaat niet als de module in test staat, het project een demo is, de mail uit staat of de order geen e-mailadres heeft. De geschiedenis van de retour zegt dan waarom.
Per store
Section titled “Per store”Draait je project meer dan één store, dan kies je in de projectwissel bovenin een store (of één taal ervan). Een balk bovenaan Beleid & redenen en Portaal & vervoerders zegt dan dat wijzigingen alleen voor die store gelden. Met één store verandert er niets.
Per store kunnen verschillen:
- Retourbeleid: de retourtermijn, de retourkosten, hoe lang een retourcode geldig is en hoe lang een tegoed geldig is.
- Oplossingen: welke oplossingen het portaal aanbiedt.
- Redenen, Uitgesloten van retour, Voorwaarden en de Uitsluitregels voor orderregels.
- Portaal: hoe een order wordt gevonden, foto’s, wijzigen na aanmelden, de welkomstzin, de afbeelding en het adres voor vragen. De kleur en het logo per store zet je op Setup → Look & feel.
- Retouradres en Terugbrengen in de winkel.
- Vervoerders in deze store: welke van de gekoppelde vervoerders het portaal van die store aanbiedt. De koppelingen zelf (accounts en sleutels) zijn van het project.
- Ophalen bij de klant.
Een veld heeft Standaard gebruiken: aangevinkt volgt de store het project, uitgevinkt zet je een eigen waarde. Een eigen waarde staat erbij als Eigen waarde · terugzetten. De redenen, de uitsluitingen, de voorwaarden, de regels, de afbeelding en Ophalen bewaar je per store als geheel: de eerste wijziging in een store geeft die store een eigen versie, en terugzetten laat de store het project weer volgen.
Automatisering (creditnota, automatisch goedkeuren en de stappen) en Als de store onbekend is gelden voor alle stores. Op Automatisering zegt een melding dat; bij Als de store onbekend is staat Geldt voor alle stores.
Welke store geldt in het portaal. Tot de order gevonden is, gebruikt het portaal de instellingen van de store waar de bezoeker vandaan komt. Opent iemand het portaal direct, dan zijn dat de instellingen van het project. Bij Alleen de hoofdstore zijn het die van de hoofdstore. Zodra de order gevonden is, beslist de store van de order: de termijn, de voorwaarden, de redenen en de woorden. Dat blijft zo voor de rest van die retour, ook bij goedkeuren, ontvangen en verwerken. Ook de mails over die retour gebruiken de instellingen van die store, zoals het adres voor vragen en het retouradres, en de look van die store (Setup → Look & feel). Zegt de order niet in welke store hij geplaatst is, dan geldt de store waar de bezoeker vandaan kwam. De teksten van de mails zelf (Beheer → E-mail → Sjablonen) zijn per project en per taal.
Taken en melding
Section titled “Taken en melding”Nexym draait drie geplande taken. Je ziet ze bij de runs van je project, met een knop om ze nu te draaien.
| Taak | Standaard | Wat hij doet |
|---|---|---|
| Returns portal · carrier scans | Elke 30 minuten | Vraagt de vervoerder naar elke goedgekeurde retour met track & trace. Alleen live |
| Returns portal · unused label reminders | Elke dag om 10:00 | Stuurt één herinnering als het pakket niet is afgegeven. Alleen live |
| Returns portal · close expired returns | Elke nacht om 03:15 | Sluit retouren waarvan de code verliep. Ook in test |
De melding Returns waiting for a decision waarschuwt als een retour langer dan 24 uur op een beslissing wacht. Je past die 24 uur zelf aan; na een melding blijft hij 12 uur stil. Zie Rapportages en alerts.
Op je dashboard staat de kaart Open retouren: het aantal open aanvragen, de retouren van de laatste 30 dagen en het deel dat automatisch ging, met een knop Nu beoordelen. Gaat er iets mis met een label of een creditnota, dan noemt de foutmelding in Nexym de retourcode en opent een klik de aanvraag.