Welkom en akkoord
Wat je bij de eerste aanmelding invult en waar je mee akkoord gaat, en waarom dat vóór de rest komt.
De eerste keer dat je als beheerder inlogt, kom je op Welkom. Zolang die stap openstaat, is dat het enige scherm dat je kunt openen. Dat is met opzet: wij verwerken persoonsgegevens namens jouw organisatie, en daar hoort een verwerkersovereenkomst bij vóórdat die gegevens binnenkomen — niet erna.
Het duurt een paar minuten en wordt één keer gevraagd.
Wat je nodig hebt
Section titled “Wat je nodig hebt”- De bedrijfsgegevens: statutaire naam, btw-nummer, KvK-nummer en vestigingsadres.
- Een factuuradres (e-mail) en een beveiligingscontact.
- Iemand die mag tekenen namens de organisatie.
Het beveiligingscontact is geen formaliteit. Als er iets misgaat met gegevens, melden we dat daar — dus gebruik een gedeelde mailbox, niet het adres van één persoon die op vakantie kan zijn.
Stap 1 — Je bedrijf
Section titled “Stap 1 — Je bedrijf”Vul de gegevens in en sla op. Deze velden staan ook onder Beheer → Algemeen en het is dezelfde plek: wat je hier invult, staat daar, en andersom. Ze komen terug op offertes, facturen en uitgaande e-mail.
Stap 2 — Waar je mee akkoord gaat
Section titled “Stap 2 — Waar je mee akkoord gaat”Je ziet de volledige tekst op het scherm — geen link naar een pagina die later kan veranderen. Standaard zijn dit er drie, en die zijn verplicht:
| Document | Waarom |
|---|---|
| Algemene voorwaarden | Het contract: wat het platform doet, wat het kost, hoe je stopt. |
| Verwerkersovereenkomst | Hoe wij persoonsgegevens namens jou verwerken, en wat wij er niet mee mogen. Verplicht onder de AVG. |
| Sub-verwerkers | Welke andere partijen jouw gegevens aanraken, en je recht om bezwaar te maken als die lijst verandert. |
Daarnaast kunnen een privacyverklaring en een AI-bijlage worden getoond. Die zijn niet verplicht om verder te kunnen, maar wel het lezen waard — de AI-bijlage beschrijft wat er naar het model gaat en wat je je eigen bezoekers moet vertellen als je de chatmodule aanzet.
Onderaan vul je je naam en functie in. Wij leggen vast wie akkoord ging, in welke functie, op welke versie van de tekst, en wanneer.
Daarna
Section titled “Daarna”Zodra je akkoord bent, is het platform open en kom je er niet meer langs. Onder Welkom kun je elk document teruglezen, inclusief de datum en de naam van degene die akkoord ging.