Sathena: hoe werkt het?

Orders komen uit het ERP en gaan via Nexym naar Sathena, met de juiste dienstcode erop. Sathena plant dan de bezorging.

Excel → Nexym → regels → Sathena

Drie woorden die je vaak ziet:

• Run: één ronde ophalen of versturen.
• Regel: als dit klopt, dan dat.
• Dienstcode: Sathena’s code voor het klusje.

1. Het ERP zet een bestand klaar

1. Het ERP (bijvoorbeeld SIMAR) maakt een Excel-bestand met orders, zoals sathena.xls.
2. Het zet dat bestand op de SFTP-dropbox van Nexym, in de map upload/order/.
3. Eén rij is één artikel. Rijen met hetzelfde ordernummer worden samen één order. Welke kolom het ordernummer is (de groepskolom, meestal het referentienummer), staat bij de SFTP-koppeling onder Wat synchroniseren → Bestand.

2. Nexym leest het bestand

1. Nexym kijkt volgens een vast schema in de map: standaard elke 15 minuten. Het echte schema staat bij de SFTP-koppeling op Wat synchroniseren.
2. Nexym leest het hele bestand en zet de orders in Nexym.
3. Daarna gaat het bestand naar successful/ (gelukt) of failed/ (mislukt). Staat daar al een bestand met dezelfde naam? Dan krijgt het nieuwe de datum en tijd ervoor, zoals 20260928_143000_sathena.xls. Er gaat dus nooit iets verloren.

3. Bestanden: wat gebeurde er met het bestand?

Op de tab Verzonden, onder Bestanden, staat elk bestand, met een status:

• Verwerkt of Mislukt.
• Wacht op import: het staat klaar voor de volgende run.
• Wordt niet opgepakt: de bestandsnaam past niet, of de import staat uit. Niets leest het.
• Verwijderd.

Per bestand zie je hoeveel orders nieuw, bijgewerkt, ongewijzigd, overgeslagen en mislukt waren, en waarom. Klik op de bestandsnaam om te zien wat erin staat (de eerste 200 rijen).

Knoppen (alleen met beheerrechten):

• Nu verwerken: een wachtend bestand nu inlezen, alleen dat bestand.
• Opnieuw verwerken: een verwerkt of mislukt bestand terugzetten en opnieuw inlezen.
• Verwijderen: het bestand weg. Wat er al uit ingelezen is, blijft.

4. Komt een order opnieuw binnen?

Het ERP stuurt dezelfde order soms nog een keer, bijvoorbeeld met een correctie. Wat Nexym dan doet, kies je bij de SFTP-koppeling op Inloggegevens: Bestaande orders bijwerken als een bestand ze opnieuw aanbiedt.

• Uit (standaard): een order die al in Nexym staat, blijft zoals hij is. Is hij in het bestand anders? Dan telt hij als overgeslagen.
• Aan: Nexym werkt de order bij waar het bestand anders is. Heb je zelf iets in Nexym aangepast dat nog niet verstuurd is? Dat blijft staan.
• Wil je dat een veld nooit overschreven wordt, bijvoorbeeld de leverdatum die je met de klant hebt afgesproken? Open op de SFTP-koppeling Mapping voor orders, klap het veld open en vink Niet overschrijven bij bijwerken aan. Een nieuwe order krijgt het veld wel uit het bestand.
• Is de order precies hetzelfde? Dan is hij ongewijzigd en gebeurt er niets.

Omzetten leest niets opnieuw in en verstuurt niets. Het geldt vanaf het volgende bestand.

5. De dienstcode: welk klusje is het?

Sathena wil bij elke dienst een afgesproken code. Geen code of een onbekende code? Dan weigert Sathena de hele order en wordt er niets ingepland.

Een code is groep × dienst:

• Groep: wat voor apparaat is het? Bijvoorbeeld een vaatwasser of een koelkast. Dat bepalen de regels op Instellingen, onder Regels.
• Dienst: wat gebeurt er op de dag? Bijvoorbeeld bezorgen achter de drempel, een Waddeneiland, of alleen tillen. Dat bepalen de regels op Bezorgdiensten, één keer per order.

Regels lees je van boven naar beneden. De eerste regel die past, wint. Zet een precieze regel dus boven een algemene.

De andere tabs:

• Overzicht: wat er in de gekozen periode (7, 30 of 90 dagen) naar Sathena ging, hoeveel artikelen een code hebben, en wat aandacht vraagt.
• Codelijst: alle codes die met Sathena zijn afgesproken. Zet uit wat je niet verkoopt.
• Dekking: welk artikel welke code kreeg, en waarom. Hier zet je ook één artikel met de hand vast. Vastzetten wint van elke regel.

De instellingen op Instellingen (het laatste tabblad, met de knop Instellingen opslaan onderaan):

• Handmatig versturen: aan, dan gaan orders alleen naar Sathena als iemand op Verstuur naar Sathena drukt (zie hieronder, Orders voor Sathena). Het schema leest de orders nog wel in en past de regels toe, zodat ze klaarstaan. Uit: het schema verstuurt ze zelf.
• Standaarddienst: de dienst als geen regel op Bezorgdiensten past.
• Herhaalde diensten als staffel nummeren: komt dezelfde dienst twee keer in één order, dan krijgt de tweede de -STAFFEL-code. Sathena wil het zo.
• Markeer een orderregel met een code als dienstregel: dan weet Sathena dat die regel een dienst is en geen los artikel.

Nieuwe artikelen krijgen hun groep als ze binnenkomen. Elke nacht rond half vijf kijkt Nexym de artikelen zonder code na. Een regel aangepast? Klik Toepassen op producten.

6. Naar Sathena: de tab Verzonden

Nexym stuurt orders naar Sathena volgens het schema van de Sathena-koppeling (standaard elke 10 minuten). De tab Verzonden laat onder Werkorders zien:

• Naar Sathena verstuurd, met het nummer dat Sathena gaf (S…).
• Tegengehouden door een regel: een regel op de Sathena-koppeling (Wat synchroniseren → Regels) liet de order niet door. Bij Waarom tegengehouden staat welke. Dat is geen fout: zo werken de regels.
• Geweigerd: Sathena zei nee. Open de order: de reden staat erbij.
• Nog in wachtrij: de order past, en gaat mee met de volgende run.

Pas je een regel aan, dan gaan oude orders niet vanzelf alsnog. Verzonden zegt dan hoeveel oudere orders nu wel passen, met de knop Ook deze versturen.

Orders voor Sathena (het overzichtsdashboard)

Het dashboard deel je alleen met gebruikersnaam en wachtwoord (of met een Nexym-account): een open link kan niet, want er staan namen, adressen en knoppen op die naar Sathena versturen. Achter die login zie je alle gegevens.

Het dashboard Sathena · Overzicht heeft een tabel Orders voor Sathena: elke order voor Sathena met een leverdatum vanaf vandaag, per leverdag, de dichtstbijzijnde dag eerst.

• Nog niet verstuurd: de order past en staat klaar. Met Verstuur naar Sathena gaat hij nu; met Dag versturen alle klaarstaande orders van die dag. Je vinkt eerst aan wat mee moet.
• Verstuurd: wanneer Sathena hem kreeg, en door wie: de naam van wie op de knop drukte, via link voor iemand op de gedeelde link, of Automatisch als het schema hem stuurde.
• Onder de diensten staat hoeveel producten de order heeft. Heeft een product geen dienstcode, dan staat er in oranje hoeveel: 1 zonder dienstcode. Voeg die toe met Aanpassen….
• Het zoekveld boven de tabel zoekt in order, klant, plaats en diensten.
• Het tweede tabblad, Verzendlog, is om terug te kijken: wat er naar Sathena is verstuurd, nieuwste eerst, per verzenddag.

Na een klik op versturen staat de order als verstuurd in het dashboard bij de volgende verversing (elke 10 minuten).

Een order aanpassen voor Sathena

Klap een rij open en klik Aanpassen…. Je past aan wat naar Sathena gaat: leverdatum, etage, lift, de opmerking voor de bezorger, het openstaande bedrag, naam en adres, telefoon en de regels (aantal, omschrijving, volgorde, een andere dienstcode via een klik op de code, een product of dienst erbij of eraf). De order in de webshop, het ERP en Nexym blijft zoals hij is.

• Een gewijzigd veld krijgt ● gewijzigd met een knopje om alleen dat veld terug te zetten; wijs het aan om de originele waarde te zien. Onderaan staat welke wijzigingen naar Sathena gaan.
• Alleen opslaan bewaart de wijziging zonder te versturen. Opslaan & opnieuw aanbieden stuurt hem meteen. Had Sathena de order al, dan maakt Sathena een nieuwe werkbon (versie 2, 3 …); annuleer de oude in SathenaPortal.
• Een leverdatum op zondag of in het verleden, een postcode die er geen is of een order zonder regels kan niet worden verstuurd.
• Geschiedenis toont elke versie: wie, wanneer, oud → nieuw, wat er verstuurd is en wat Sathena antwoordde (ook een weigering, letterlijk). Je zet er een eerdere versie terug of gooit een niet-verstuurde wijziging weg. Herstel naar origineel zet alles terug naar wat uit de order en de regels kwam. Versies worden 2 jaar bewaard.
• Is een order aangepast, dan stuurt Nexym voortaan de aangepaste versie. Een latere wijziging uit het ERP komt dan niet vanzelf mee; zet in dat geval de originele versie terug of pas hem opnieuw aan.

Belgische postcodes buiten het werkgebied

Sathena levert in België alleen op een deel van de postcodes. Op de Sathena-koppeling staat welke: Accepted Belgian postcodes (first digits) — de eerste cijfers, gescheiden door komma’s (standaard 20–26, 29, 31–39 en 91). Een Belgische order met een andere postcode stuurt Nexym niet; hij staat op Verzonden als Niet geaccepteerd (buiten werkgebied). Dat is een melding, geen fout. Maak het veld leeg om elke Belgische order te sturen en Sathena te laten beslissen.

Rembours: betalen aan de deur

Moet de bezorger geld innen, zoals een restbedrag dat de klant aan de deur pint? Dan stuurt Nexym een rembours mee met de order: een bedrag, een valuta en een notitie voor de bezorger.

1. Koppel bij de SFTP-koppeling op Mapping de kolom met het bedrag aan Reimbursement — amount collected at the door. Bijvoorbeeld een kolom Rembours, Remboursement, COD of Restbedrag. Bij SIMAR is dat meestal NogteBet (nog te betalen) — maar alleen als de bezorger dat bedrag écht moet innen.
2. Optioneel: een kolom voor de valuta (leeg = EUR) en een voor de notitie (max. 255 tekens).
3. Niets gekoppeld, of een bedrag van 0 of leeg? Dan gaat er geen rembours mee. Sathena zegt dan geen rembours.

Een bedrag als 250,00, € 250 of 1.250,50 wordt goed gelezen en op centen afgerond. Een valuta die niet bestaat (zoals EURO)? Dan verstuurt Nexym de order niet: Sathena zou de hele order weigeren. Op Verzonden staat hij bij Geweigerd, met de reden. Pas de valuta aan of laat hem leeg, en de volgende run stuurt hem.

Neemt Sathena de rembours aan, dan staat bij de order reimbursement: the driver collects at the door.

7. Gewijzigd na verzenden

Sathena kan alleen nieuwe werkorders maken. Nexym kan bij Sathena niets aanpassen en niets annuleren.

1. Verandert een order nadat hij verstuurd is? Dan houdt Nexym hem vast. Hij heet dan Gewijzigd na verzenden.
2. Op Verzonden staat een lijst met die orders.
3. Opnieuw aanbieden stuurt de order nog een keer. Sathena maakt dan een tweede werkorder. De eerste blijft gewoon ingepland!
4. Annuleer de oude werkorder zelf in Sathena. Nexym onthoudt het oude nummer: op Verzonden staat Tweede werkorder met was S…, en de oude werkorder staat onder Oude werkorders annuleren. Vink daar Geannuleerd bij Sathena aan zodra je hem geannuleerd hebt.

Per order klik je Opnieuw aanbieden. Voor meer tegelijk vink je ze aan en kies je Opnieuw aanbieden aan Sathena in de zwarte balk.

Hoef je niets met een gewijzigde order of oude werkorder? Klik Negeren. Er gaat niets naar Sathena. Een genegeerde order komt pas terug als hij weer wijzigt. Onder Genegeerd kun je alles Terugzetten.

8. Automatisch opnieuw aanbieden

Bij de Sathena-koppeling op Inloggegevens staat Gewijzigde orders automatisch opnieuw aanbieden. Standaard staat dit uit.

• Aan: verandert een order na het verzenden, dan gaat hij bij de volgende run vanzelf opnieuw. Eén keer per wijziging. Dat is elke keer een tweede werkorder. Het oude nummer blijft bewaard.
• Aanzetten vraagt een bevestiging: vink het vakje aan, of typ de naam van de koppeling.
• Aanzetten verstuurt zelf niets. Orders die al wachtten, blijven wachten. Op Verzonden heten ze dan oudere gewijzigde orders — Opnieuw aanbieden. Die stuur je met de hand.
• Ook als dit aan staat: annuleer de oude werkorder in Sathena.

9. Test of live

Er zijn twee knoppen, en ze doen iets anders:

• De module (in de Toolbox): Uit, Test of Aan. In Test rekent Nexym de dienstcodes uit en laat ze zien, maar stuurt ze niet mee. Orders gaan dan naar Sathena met de gewone artikelcodes. Pas op Aan gaan de dienstcodes mee.
• De koppeling: een testkoppeling kan Persoonsgegevens anonimiseren aan hebben (menu bij de koppeling in Koppelingen & sync). Sathena krijgt dan verzonnen namen en adressen, en het ordernummer krijgt -TEST erachter. Postcode, plaats, datum en dienstcodes blijven echt.

Wat moet ik doen als…

…een order ontbreekt?

1. Kijk op Bestanden of het bestand binnen is. Wacht op import? Wacht op de volgende run, of klik Nu verwerken. Wordt niet opgepakt? Dan klopt de bestandsnaam niet, of staat de import uit.
2. Open het bestand. Staat de order bij de mislukte records of bij overgeslagen? De reden staat erbij.
3. Kijk op Verzonden: is hij tegengehouden, geweigerd of nog in wachtrij?
4. Staat er geen bestand? Dan heeft het ERP het niet geleverd. Vraag het ERP-beheer.

…een bestand 0 orders of Mislukt laat zien?

1. Open het bestand op Bestanden. Bij Waarom het mislukte staat de reden, bijvoorbeeld dat de kolom met het ordernummer ontbreekt.
2. Klik op de bestandsnaam en kijk of de kolommen kloppen.
3. Laat het ERP het bestand repareren, of pas de groepskolom aan bij de SFTP-koppeling (Bestand).
4. Klik Opnieuw verwerken.

…een dienstcode fout is?

1. Zoek het artikel op Dekking. Bij Waarom zie je welke regel het koos.
2. Pas die regel aan op Instellingen, onder Regels, of zet een precieze regel hoger. Is de dienst fout (Waddeneiland, etage)? Kijk dan op Bezorgdiensten.
3. Eén uitzondering? Zet het artikel vast op Dekking.
4. Klik Toepassen op producten.
5. Orders die al bij Sathena zijn, veranderen niet mee. Pas die werkorder in Sathena aan.

…een klant de leverdatum verzet?

1. Laat het ERP de order met de nieuwe datum opnieuw in een bestand zetten.
2. Staat Bestaande orders bijwerken als een bestand ze opnieuw aanbiedt aan? Dan werkt Nexym de order bij. Staat het uit? Dan wordt hij overgeslagen en verandert er niets.
3. Was de order al verstuurd? Dan staat hij op Verzonden bij Gewijzigd na verzenden. Klik Opnieuw aanbieden, of wacht als automatisch opnieuw aanbieden aan staat.
4. Annuleer de oude werkorder in Sathena.

…er een dubbele werkorder is?

1. Zoek de order op Verzonden. Daar staat Tweede werkorder met was S….
2. Het nieuwe nummer is de goede. Annuleer het oude nummer in Sathena zelf.
3. Gebeurt dit vaak zonder dat iemand het wilde? Kijk of Gewijzigde orders automatisch opnieuw aanbieden aan staat.